Weißt Du was Dein Unternehmen weiß?

Wie lange hat es gedauert, bis Du in Deinem aktuellen Job angekommen bist und das Gefühl hattest, dass Du genau weißt, was Du tust? Gab es jemanden, der Dich in Deine Aufgaben eingearbeitet hat? Hattest Du Leitfäden, auf die Du zurückgreifen konntest oder hast Du Dir das, was Du heute machst, selbst erarbeitet? Was würde mit Deinem Unternehmen passieren, wenn Du ab morgen nicht mehr zur Arbeit gehen würdest? Wäre Dein Wissen dann noch im Unternehmen vorhanden?

Ich weiß nicht, wie es Dir geht, aber ich bin immer wieder beeindruckt von dem, was Menschen, die in einem Unternehmen arbeiten, wissen und können. Manchmal habe ich den Eindruck, dass ein Unternehmen komplett vom Wissen einiger weniger Mitarbeiter abhängig ist, und mir graut es vor der Vorstellung, was passieren würde, wenn diese Mitarbeiter irgendwann nicht mehr da sind.

Alle Unternehmen, die ich kenne, beschäftigen sich intensiv mit Dingen wie Umsätzen, Gewinnen und Ausgaben, da sie wissen, dass ein Unternehmen nur dann überlebt, wenn es auf lange Sicht mehr einnimmt als ausgibt. Doch was ist eigentlich mit dem Wissen in Unternehmen? Ist dieses nicht ein mindestens genauso wichtiger Unternehmenswert, der ähnlich viel Beachtung verdient wie der Cashflow im Unternehmen?

Je länger ich arbeite, desto mehr möchte ich diese Frage mit Ja beantworten. Daher freue ich mich sehr darüber, dass sich das Buch

Falk Golinsky: Moderne Vereinsorganisation. Vereinsmanagement leicht gemacht

unter anderem mit dem Thema „Wissensmanagement“ beschäftigt.

Was genau ist Wissensmanagement?

Beim Wissensmanagement geht es um

• implizites Wissen – stilles Wissen,
• explizites Wissen – Regel- und Fachwissen (dokumentierbar, nachlesbar, schnell erlernbar),
• Wissensverlust – Mitarbeiterwechsel ohne Übergabe,
• Wissenstransfer – sorgt für Wissenserhalt.

In jedem Unternehmen existiert implizites und explizites Wissen. Dieses ist entweder im Unternehmen selbst entstanden oder von erfahrenen Mitarbeitern eingebracht worden. Beim Wissensmanagement geht es darum herauszufinden, wie das Unternehmen vor dem Verlust dieses Wissens geschützt werden und wie das Wissen durch Wissenstransfer erhalten werden kann.

Am Anfang des Wissensmanagements kann die folgende Fragenkombination stehen: „Was passiert, wenn xy nicht mehr da ist? Kann sein Job dann von jemand anderem erledigt werden, oder fehlt demjenigen das Wissen?“ Mit dieser Fragenkombination findet ein Unternehmen schnell heraus, wo Wissensverlust von explizitem Wissen droht. Im nächsten Schritt geht es dann darum, dieses Wissen so zu dokumentieren, dass es im Fall der Fälle vorhanden ist und weiterhin genutzt werden kann. Wissenslandkarten in Form von Mindmaps sind laut Falk Golinsky eine geniale Möglichkeit, das dokumentierte Wissen so zu strukturieren, dass es im Bedarfsfall schnell gefunden wird.

Implizites Wissen lässt sich durch Patenschaften (6 Monate) und Mentoring (12 bis 18 Monate) bewahren. Bei der Patenschaft liegt der Fokus auf der Einarbeitung eines Mitarbeiters, das Mentoring ist dafür geeignet, eine neue Führungsperson aufzubauen.

Block Dir Zeit für Wissen

Wie schon erwähnt, entsteht Wissen in Unternehmen nicht selten zufällig. Das ist nicht verwunderlich, denn die meisten Unternehmen stehen unter enormen Zeitdruck. Mal braucht ein Kunde kurzfristig etwas, mal ist es die Lohnabrechnung, die noch heute fertig werden muss. Der Zeitdruck sorgt dafür, dass wir von einer Aufgabe zur nächsten rennen und versuchen, in der Zeit, die uns zur Verfügung steht, alle Aufgaben zu bewältigen.

Das, was wir im Alltag mit unseren Aufgaben tun, läßt sich mit einem Holzfäller vergleichen, der so beschäftigt mit dem Fällen von Bäumen ist, dass ihm keine Zeit bleibt, seine Axt zu schärfen. Die stumpfe Axt sorgt dann für eine geringere Produktivität, und so entsteht noch mehr Zeitdruck.

Auch ich bin viele Jahre Tag für Tag meinen Aufgaben hinterhergerannt. Zu meiner großen Freude hat sich das inzwischen geändert. Aktuell habe ich das Glück, einen Job zu haben, in dem ich mir ohne zu fragen Zeit für den Aufbau meines Wissens nehmen kann. Wenn ich das Gefühl habe, dass eine Aufgabe (die ich regelmäßig erledigen muss) zu lange gedauert hat, oder dass die Lösung zu mühsam war, schnappe ich mir YouTube (oder jemanden aus meinem Netzwerk) und versuche, einen besseren und schnelleren Weg zu finden. Nicht selten finde ich einen besseren Weg und spare so bei der nächsten Runde wertvolle Zeit, die ich dann wieder zum Wissensaufbau nutzen kann.

Damit meine Wissenszeit auch den anderen Menschen in meinem Unternehmen etwas bringt, halte ich mein neues Wissen in einem Leitfaden fest.

Fazit

Mit dem Thema Wissensmanagement spricht Falk ein wichtiges Thema an, das meiner Erfahrung nach oft zu wenig Beachtung findet. In meinen Augen funktioniert Wissensmanagement in einem Unternehmen dann besonders gut, wenn jeder im Unternehmen diese Aufgabe wahrnimmt und sein Wissen dokumentiert. Damit die Mitarbeiter bereit sind, das zu tun, brauchen sie psychologische Sicherheit durch das Unternehmen. Ein Mitarbeiter, der das Gefühl hat, dass das von ihm dokumentierte Wissen dazu genutzt wird, ihn überflüssig zu machen, wird sein Wissen vor seinem eigenen Unternehmen schützen, um seinen Job zu behalten.

Tipp 1: Wissenstransfer muss nicht an der Grenze des eigenen Unternehmens enden. Ich genieße es sehr, von Mitarbeitern aus anderen Unternehmen kleine Kniffe im Umgang mit Word und Co. zu lernen, die mir das Leben leichter machen. Genauso schön ist es, dann zu sehen, wie sehr sich jemand freut, wenn ich ihm verrate, wie er Lesezeichen im Browser anlegen und diesen dann sogar eigene Namen verpassen kann.

Tipp 2: Mitarbeiter, die so wie ich über ein extrem schwaches Gedächtnis verfügen, sind genial für das Wissensmanagement, weil sie alles aufschreiben.