Quit and Jump – Bewerbung geht heute anders – Das Interview Teil 2 von 2 (inkl. Checklisten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer)

Im ersten Teil unseres Interviews mit der großartigen

Steffi Maaß, der Initiatorin von http://quitandjump.de/,

haben wir uns angeschaut, wie zukünftige Arbeitnehmer und Arbeitgeber den Erstkontakt herstellen. In diesem Interviewteil schauen wir uns nun an, wie es nach dem Eingang der Bewerbung weiter geht.

Der Bewerber

Nach dem Absenden der Bewerbung ist die erste Aufgabe des Bewerbers für den  potenziellen neuen Arbeitgeber erst einmal getan. Doch nach der Bewerbung ist bekanntlich vor der Bewerbung. Wer wirklich einen neuen Job haben möchte, verlässt sich selten darauf nur ein Lottoticket zu kaufen. Während unser Bewerber nun also sehnsüchtig auf die Antwort des zukünftigen Arbeitgebers wartet, vertreibt er sich Zeit mit dem Schreiben weiterer Bewerbungen.

Der zukünftige Arbeitgeber – der Auswahlprozess

Während der Bewerber wartet, hat der Arbeitgeber nun alle Hände voll zu tun. Je nach Größe des Unternehmens muss er jetzt die eingegangenen Bewerbungen sichten oder sie intern an die entsprechenden Abteilungen weiterleiten, damit sie dort gesichtet werden können. Dieser Prozess dauert nicht selten einige Wochen. Wochen, in denen die Bewerber auf ein Feedback warten. Und einige Wochen, in denen der Traumkandidat vielleicht einen anderen Job zusagt, weil er keine Ahnung hat, dass er ein Traumkandidat für dieses Unternehmen ist.

Grundsätzlich sollte der Bewerber nach dem Versenden seiner Bewerber eine automatische Eingangsbestätigung mit eventuellem Zeithorizont erhalten, warum dies so wichtig ist, schauen wir uns im Folgenden an.

Der Bewerber ohne Antwort

Während der Arbeitgeber die Bewerbungen sichtet, durchlaufen die meisten Bewerber eine wahre emotionale Achterbahnfahrt. Den Bewerber erwarten in dieser Zeit zahlreiche Fragen wie: Ist die Bewerbung überhaupt beim Empfänger angekommen (sofern es keine automatische Eingangsbestätigung gab)? Wird meine Bewerbung überzeugen? Werde ich eingeladen? Außerdem erlebt er vielfältige Emotionen wie

• Verwunderung,
• Enttäuschung,
• Aufregung
• Ratlosigkeit,
• Unsicherheit,
• Bedenken.

Kurz gesagt, das Warten auf eine Antwort verursacht bei den meisten Bewerbern Stress. Arbeitgeber sollten sich an dieser Stelle folgendes bewusst machen: Eine Reaktion nach erst 3 Wochen  sorgt dafür, dass der Bewerber sich distanziert und der Arbeitgeber seine Attraktivität verliert. Der krasseste Fall den Steffi je gehört hat, war die von einem Unternehmen, das nach einem Jahr den Bewerber fragte, ob das Interesse an der Stelle noch bestehe.

Das gute ist: Beide Seiten können einiges dafür tun, um diesen Stress zu vermeiden. Durch ein bisschen aktives Verhalten beider Seiten lässt sich die Situation entspannen.

Der proaktive Bewerber

Der Bewerber kann bereits bei seiner Bewerbung ankündigen, dass er sich 1 Woche nach dem Absenden der Bewerbung bei dem Unternehmen melden wird, um sich zu erkundigen

• ob die Bewerbung angekommen.
• wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.
• wie die nächsten Schritte aussehen und mit welchem Zeithorizont zum nächsten Schritt gerechnet werden sollte. (sofern dies aus der Bestätigungsmail des Arbeitgebers nicht hervorgeht)

Der proaktive Arbeitgeber

Da in diesem Moment der Ball beim Arbeitgeber liegt, hat er einen ganzen Blumenstrauß an Handlungsmöglichkeiten, die dem Bewerber Stress ersparen. Oberste Devise bei allem, was nach dem Bewerbungseingang passiert, sollte sein, den Bewerber nie zu überraschen. Um dies zu erreichen, sind die Umsetzungen der folgenden Punkte extrem hilfreich:

• Eine automatische Empfangsbestätigung, die einen Überblick der nächsten Schritte enthält.
• Automatische Feedbackmails, wenn die Bewerbung intern ein nächstes Level erreicht (entweder manuell durch den Personaler oder mit einem automatischen System, bspw. Bewerbermangementsoftware).
• Eine freundliche Absage für Bewerber, die nicht in Frage kommen.
• Eine freundliche Einladung für die vielversprechenden Bewerber, die alle Daten enthält, die der Bewerber für den nächsten Schritt braucht.

Auf den ersten Blick mag diese Liste nach ganz schön viel Arbeit aussehen, aber die Arbeit lohnt sich und Feedback ist essentiell.

Der proaktive Arbeitgeber Schritt 1 – Die Eingangsbestätigung

Wenn eine Bewerbung eintrifft, sollte das Unternehmen binnen 24 Stunden per E-Mail antworten (gern im 1. Schritt auch mit einer automatisierten Mail). In dieser E-Mail sollten folgende Punkte enthalten sein:

1. Die Information, dass die Bewerbung angekommen ist.
2. Der Ansprechpartner, der für Rückfragen zur Verfügung steht, seine Kontaktdaten und seine Erreichbarkeitszeiten.
3. Der Zeitraum, bis wann das nächste Feedback erfolgt.
4. Bezug auf die Stelle, auf die sich der Bewerber beworben hat.
5. Die Information, was als Nächstes passiert. Wenn es also einen strukturierten Bewerbungsprozess geben sollte, sollte dieser hier erwähnt werden und das Unternehmen sollte sich im weiteren Verlauf an diesen Prozess halten, um Verbindlichkeit und Authentizität zu gewährleisten.

Der proaktive Arbeitgeber Schritt 2.1 – fehlende Unterlagen

Wenn Unterlagen fehlen, sollte der Bewerber eine E-Mail oder einen Anruf und eine E-Mail erhalten. Die E-Mail sollte alle Unterlagen benennen, die fehlen. Bitte achte in diesem Schritt unbedingt darauf, keine seelenlose Vorlage ohne Anrede zu versenden. Das ist leider ein noch viel zu häufig vorkommender Fehler, der dem Bewerber den Eindruck vermittelt, dass er bzw. seine Bewerbung nur wenig wertgeschätzt wird.

Der proaktive Arbeitgeber Schritt 2.2.1 – Einladung  zum telefonischen Interview

Nun kommen wir zum erfreulichen Teil des Bewerbungsprozesses: Du hast unter den eingegangenen Bewerbungen einen Kandidaten gefunden, der passend erscheint. Natürlich liegt jetzt die Versuchung nah, den Bewerber direkt anzurufen und mit ihm einen Termin für ein telefonisches Interview zu vereinbaren. Das kurze Telefonat erleichtert die Terminabstimmung und Du bekommst ein Gefühl dafür, wie der Bewerber mit unerwarteten Situationen umgeht. Doch berücksichtige bitte, dass der Bewerber sich in der Regel zwar sehr über Deinen Anruf freut, aber oft genau aus diesem Grund der Freude nicht optimal aufnahmefähig ist. Daher empfiehlt es sich, nach dem Gespräch dem Bewerber eine kurze E-Mail zu senden, in der steht,

• dass Du Dich für das Gespräch bedankst.
• dass Du dem Bewerber mitteilst, wann der Termin für das Gespräch ist.
• welche Personen am Gespräch beteiligt sind und deren Positionen erwähnt werden (heutzutage gibt es hierfür vielfältige Möglichkeiten: reine Kontaktdaten, Links zu den Xing oder Linkedin Profilen der Gesprächsteilnehmer oder einen Link zur Firmenteamseite).
• wer wen anruft und unter welcher Nummer.
• ob es sich um ein Telefonat oder einen Video-Call handelt.
• wenn Video-Call: welche Technik wird genutzt, wie wird sie bedient? (z.B. Downloadlink)
• wie lange das Gespräch dauern wird.
• welche Themen das Gespräch durchlaufen wird.
• ob es in dem Gespräch eine Aufgabe geben wird.
• was der Bewerber für das Gespräch vorbereiten soll, bzw. welche Unterlagen er für das Gespräch zur Hand haben sollte (wenn notwendig).

Der proaktive Arbeitgeber Schritt 2.2.2 – Einladung persönlichen Interview

Auch für ein persönliches Bewerbungsgespräch ist die E-Mail ein sehr guter Weg, um alle erforderlichen Informationen an den Bewerber zu übermitteln.  Für den Bewerber sind an dieser Stelle folgende Informationen Gold wert:

• Wann findet das Gespräch statt?
• Wo findet das Gespräch statt, gern mit Anfahrtsbeschreibung, Anbindung von öffentlichen Verkehrsmitteln, ein oder zwei Tipps für Parkplätze in der Nähe und in jedem Fall eine detaillierte Wegbeschreibung, wenn der Eingang des Büros aufgrund von Hinterhöfen, Seitenaufgängen und co. nicht leicht zu entdecken ist.
• Wer wird im Gespräch anwesend sein (wie bereits zuvor beschrieben).
• Welche Unterlagen sollen mitgebracht werden? Worum geht es in dem Gespräch? Wenn ihr schon vorher einen genauen Fahrplan habt, gehört er in Stichpunkten in diese E-Mail.
• Wird es einen Test geben? Wenn ja, wie lang wird er dauern, wird er schriftlich oder mündlich erfolgen?
• Was kann der Bewerber tun, um sich auf das Gespräch vorzubereiten?
• Ein kurzer Hinweis, wie viel früher der Bewerber da sein darf und wo er sich nach seiner Ankunft melden kann.
• Erstattet ihr dem Bewerber die Anreisekosten für die Bewerbung? Wenn ja welche Unterlagen benötigt ihr und in welcher Form soll der Bewerber euch diese zukommen lassen? Wenn Ihr hierfür ein vorbereitetes Formular habt, sollte dieses sich im Anhang der E-Mail befinden.

Der proaktive Arbeitgeber Schritt 2.2.3 – Die Absage

Bewerbungen stehen immer unter dem Motto „es kann nur einen geben“. So genial es ist, wenn ihr endlich den richtigen gefunden habt, so schwierig kann einem die damit verbundene Absage an andere Bewerber fallen. Menschen sind nun einmal soziale Wesen und daher fällt es uns in der Regel sehr schwer jemanden mitzuteilen, dass er nicht zu den Auserwählten gehört.

Doch wenn wir die Situation einmal von der anderen Seite betrachten, kann eine Absage auch etwas Positives für den Bewerber sein. Möglicherweise hat er bereits eine Zusage für einen anderen Job und wartet nur auf Euer Feedback, damit er sich guten Gewissens für die Stelle entscheiden kann.

Grundsätzlich gilt bei Absagen: Je früher die Absage, desto besser. Mit jedem Tag, den Ihr mit der Absage wartet, steigt die Hoffnung auf der Seite des Bewerbers. Je später Ihr absagt, desto härter schlägt der Bewerber auf dem Boden der Tatsachen auf.

Die Absage sollte so freundlich wie möglich formuliert sein und im Idealfall einen positiven Eindruck beim Bewerber hinterlassen. Folgende Punkte sollen Euch helfen eine solche Absage zu formulieren

• Bedankt Euch beim Bewerber, dass er sich die Zeit genommen hat sich bei Euch zu bewerben.
• Sagt ihm, dass ihr Euch die Zeit genommen habt, seine Bewerbung in Ruhe zu prüfen.
• Drückt Respekt und Mitgefühl aus, dass es diesmal nicht geklappt hat.
• Fragt (wenn der Bewerber nur aktuell „nicht gepasst“ hat), ob ihr die Bewerbungsunterlagen aufheben dürft, um eventuell später erneut auf ihn zuzukommen.
• Wünscht dem Bewerber viel Erfolg bei seiner weiteren Suche und gebt ihm den Hinweis, dass er sich jederzeit wieder bewerben soll, wenn er eine Stelle von Euch sieht, die gut zu ihm passt.

Der proaktive Arbeitgeber Schritt 2.3 – Das Bewerbungsgespräch

An dieser Stelle haben wir einen der schwierigsten Teile der Bewerbungsphase überstanden. Wir haben aus all den eingegangenen Bewerbungen die vielversprechendsten Bewerber selektiert und terminiert. In kurzer Zeit werden wir sie persönlich kennenlernen.

Der proaktive Arbeitgeber Schritt 2.3.1 – Das telefonische Bewerbungsgespräch

Egal, ob Videointerview oder Telefongespräch: Pünktlichkeit und Vorbereitung sind die halbe Miete. Ein zukünftiger Arbeitgeber, der sich einige Minuten nach dem vereinbarten Termin meldet, macht beim Bewerber einen schlechten Eindruck und das kann dazu führen,  dass sich ein Bewerber bei mehreren Angeboten für einen anderen Arbeitgeber entscheidet.

Der zweite wichtige Punkt ist die Begrüßung. Am anderen Ende des Telefons herrscht mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit Aufregung und Anspannung, da Euer Gegenüber keine Ahnung hat, was ihn erwartet. An dieser Stelle tut ihr Eurem Bewerber einen riesigen Gefallen indem ihr ihm diese Last von den Schultern nehmt und gleich zu Beginn des Gespräches den geplanten Gesprächsverlauf durchsprecht. Beispiel:

A: Hallo, hier ist Anne von Annes wirklich coolem Unternehmen. Schön, dass es mit dem Termin geklappt hat. In den kommenden Minuten werde ich mich, die Firma und Deinen Arbeitsplatz vorstellen. Anschließend stellst Du Dich und die Gründe, warum Du bei uns arbeiten möchtest, vor. Zum Schluss beantworten wir all Deine offenen Fragen und werden sicherlich auch noch ein zwei Fragen an Dich haben. Wir haben ca. 30 Minuten für das Gespräch eingeplant. Passt das bis hierhin für Dich, oder hast Du vorab Fragen?

Am Ende des Gespräches ist nicht nur ein Danke angebracht, sondern auch ein grober Überblick über die nächsten geplanten Schritte. Im Idealfall schickt ihr dem Bewerber nach dem Gespräch das Danke und den weiteren Ablaufplan noch einmal per E-Mail. So reduziert ihr die Chance, dass der Bewerber aufgrund von Nervosität etwas durcheinander bringt.

Der proaktive Arbeitgeber Schritt 2.3.1 – Das persönliche Bewerbungsgespräch

Das persönliche Bewerbungsgespräch ist oftmals der Ort, an dem sich entscheidet, ob der eingeladene Bewerber in Zukunft zu Eurem Team gehört. Beide Seiten wollen an diesem Tag einen sehr guten Eindruck machen und gemeinsam herausfinden, ob sie in Zukunft miteinander arbeiten möchten. Außerdem können hier wichtige Rahmenbedingungen wie Gehalt oder Erwartungen geklärt werden.

Das Bewerbungsgespräch beginnt sobald der Bewerber eintrifft. Die Art des Empfangs vermittelt dem Bewerber einen ersten Eindruck vom zukünftigen Arbeitsklima. Rennen in dem Laden alle gestresst hin und her oder gibt es eine Person, die den Bewerber freundlich empfängt und ihm etwas zu trinken anbietet?  Hier ein paar Tipps für das Bewerbungsgespräch:

• Für das Bewerbungsgespräch sollte ein angemessener Raum vorbereitet sein.
• Der Raum sollte nicht nur sauber und ordentlich sein, sondern auch gut temperiert sein.
• Für alle Gesprächsteilnehmer sollten Getränke wie Wasser, (eventuell Saft) und Kaffee bereitstehen. Achtet bei den Getränken darauf, dass der Bewerber sie gut erreichen kann.
• Macht deutlich, wer wo sitzen wird und achtet darauf, dass die Positionierung der Gesprächsteilnehmer niemanden isoliert oder beengt und eine angenehme Gesprächsatmosphäre zulässt.
• Tipp: Verteilt Namensschilder oder Visitenkarten, das erleichtert es allen Gesprächsteilnehmern miteinander zu kommunizieren. Gerade für Bewerber kann es herausfordernd sein sich mehr als einen Namen zu merken und keine Namen zu verwechseln.

Nachdem alle Teilnehmer sich im Raum befinden, startet das von allen Seiten lang ersehnte Gespräch, das den gleichen Grundregeln folgt wie das Bewerbungstelefonat:

A: Hallo, ich bin Anne. Schön, dass es mit dem Termin geklappt hat. In den kommenden Minuten werde ich mich, die Firma und Deinen Arbeitsplatz vorstellen. Anschließend stellst Du Dich und die Gründe, warum Du bei uns arbeiten möchtest vor. Zum Schluss beantworten wir all Deine offenen Fragen und werden sicherlich auch noch ein zwei Fragen an Dich haben. Wir haben ca. 30 Minuten für das Gespräch eingeplant. Passt das bis hierhin für Dich, oder hast Du vorab Fragen?

Im Gegensatz zum Telefonat gibt es in einem persönlichen Bewerbungsgespräch eine weitere Kommunikationsebene, die es zu berücksichtigen gilt: Die Körpersprache. Achtet darauf, vernünftig zu sitzen und seid Euch der Bewegung Eurer Augen bewusst. Ein Augenverdrehen während eines Bewerbungsgespräches kann unangenehme Folgen haben. Aber auch intensives Anstarren oder abwesendes „in die Luft schauen“ kommt beim Bewerber in der Regel nicht gut an.

Am Ende des Gespräches ist nicht nur ein Danke angebracht, sondern auch ein grober Überblick über die nächsten geplanten Schritte. Im Idealfall schickt ihr dem Bewerber nach dem Gespräch das Danke und den weiteren Ablaufplan noch einmal per E-Mail. So reduziert ihr die Chance, dass der Bewerber aufgrund von Nervosität etwas durcheinander bringt.

Der proaktive Bewerber: Vorbereitung persönliches Bewerbungsgespräch

Im persönlichen Bewerbungsgespräch möchtest Du einen guten Eindruck machen. Damit das gelingt, sollte Deine Kleidung zum Unternehmen passen. Während unsere Eltern mit Anzug und Kostüm immer gut bedient waren, kann es heute vorkommen, dass wir mit diesem Outfit völlig overdressed sind und extrem spießig wirken.

Bei der Recherche nach der richtigen Kleidung für die Bewerbung sind die Teamseiten oder Social Media Seiten von Unternehmen in der Regel Gold wert. Manchmal lohnt es sich aber auch vor der Bewerbung einmal am zukünftigen Arbeitsort vorbeizufahren und einen Blick auf die Kleidung der Mitarbeiter zu werfen. Solltest Du keinerlei Informationen zur betriebsüblichen Kleidung finden, ist die Suchmaschine eine gute Informationsquelle. Suche einfach nach branchenüblicher Kleidung.

Der proaktive Bewerber ohne Feedback

Nicht immer ist ein Bewerbungsprozess auf Seiten des Arbeitgebers fest durchstrukturiert. Als Bewerber bist Du fehlenden Prozessen aber nicht hilflos ausgeliefert. Frage bei jedem Kontakt aktiv nach den nächsten Schritten und wann Du mit einem Feedback rechnen kannst. Hörst Du bis zum genannten Termin nichts von Deinem Gegenüber, empfiehlt es sich, eine kurze E-Mail zu senden:

„Hallo zukünftiger Arbeitgeber,

bei unserem letzten Gespräch hatte ich mir den 23.09.2019 als Feedbacktermin notiert. In meinem Posteingang habe ich keine E-Mail gefunden. Wie ist der aktuelle Stand?

Ich freue mich auf Deine E-Mail und wünsche Dir einen fantastischen Start in den Tag.

Viele Grüße

Dein Bewerber“

Fazit – 1. Allgemein

Ein Bewerbungsprozess sollte auf Augenhöhe und maximal transparent sein. Beide Seiten sollten jederzeit ein Auge darauf haben dem Gegenüber die maximale Wertschätzung entgegenzubringen.

2. Fehlendes Feedback

Wenn der zukünftige Arbeitgeber ein Feedback versäumt, ist das ärgerlich für den Bewerber und zeigt, dass in diesem Bewerbungsprozess noch Luft nach oben ist. Ein Bewerber, der dieser Situation auf Augenhöhe begegnet, geht proaktiv auf den Arbeitgeber zu und schreibt eine freundliche E-Mail oder ruft an mit der Bitte um ein Feedback zum aktuellen Bearbeitungsstand. Mit etwas Glück bekommst nicht nur Du an dieser Stelle endlich Dein Feedback, sondern Dein Gegenüber gewinnt hier vielleicht die Erkenntnis, dass er an dieser Stelle in Zukunft schneller Feedbacks geben sollte.

3. Absage durch Arbeitgeber

So schwer es ist von seinem Traumarbeitgeber eine Absage zu erhalten, so wichtig ist es auch so wenig Energie wie möglich an diesem negativen Erlebnis zu lassen. Manchmal macht es Sinn einer Absage nachzugehen, manchmal sollten wir es sein lassen. PRAXIS-TIPP: Als Verkäuferin gehören Absagen für mich zum Tagesgeschäft. Die meisten Absagen lege ich beiseite, lade mich mit neuer Energie auf und starte in die nächste Chance. Bei wichtigen Kunden bzw. großen Aufträgen analysiere ich noch einmal den Ablauf und suche nach Punkten, die ich beim nächsten Anlauf und nächsten Kunden besser machen kann. Der Auftrag ist in diesem Fall zwar immer noch für die Katz, aber zumindest vermeide ich es immer die gleichen Fehler zu wiederholen.

4. Absage durch Bewerber

Manchmal kommt es vor, dass alles perfekt gelaufen ist und Du eine Zusage bekommst, diese aber nicht annehmen kannst. Die Gründe hierfür können unterschiedlich sein. Manchmal scheitert es am zu niedrigen Gehalt, ein andern Mal lassen sich die neuen Arbeitszeiten nicht mit dem Familienleben übereinbringen oder vielleicht hat auch ganz einfach ein anderer Arbeitgeber schnelle zugesagt und Du hast bereits einen Arbeitsvertrag unterschrieben. Egal welchen Grund es gibt, jetzt stehst Du vor der unangenehmen Aufgabe der anderen Seite einen Korb zu geben. Als proaktiver Bewerber mit Weitblick nimmst Du Dir ein wenig mehr Zeit für diese Aufgabe, denn Du möchtest einen guten Eindruck hinterlassen und keine Chance ungenutzt lassen. Ein Anruf oder eine E-Mail an den Arbeitgeber sollte also mindestens ein Dankeschön für das entgegengebrachte Vertrauen ausdrücken. Die Profis unter den Bewerbern nutzen dies als Chance. So können wir im Falle eines zu niedrigen Gehaltes einfachmitteilen, dass dies der Grund für das Nein ist und dass wir bei einem Gehalt von xy gern bereit sind den Job anzunehmen. Denn manches Mal geschehen Wunder und wenn wir ihnen den Weg bereiten, geschehen sie sogar häufiger. 😉

5.Zusage

Herzlichen Glückwunsch, Du hast es geschafft uns alle Hürden genommen, jetzt trennt Dich nur noch ein kleines Autogramm von Deinem neuen Job. Doch Vertrag ist nicht gleich Vertrag. Bei aller Freude über die Zusage, hast Du jetzt eine sehr wichtige Aufgabe: Die Prüfung des Arbeitsvertrages. Lies ihn aufmerksam und hinterfrage unklare Punkte, so schaffst Du nicht nur mehr Sicherheit für Dich, Du zeigst auch Deinem Arbeitgeber, dass Du wichtige Dinge nicht einfach auf die leichte Schulter nimmst und das wird in den meisten Jobs immer wichtiger.

Wir hoffen, dass dieser Post Dir dabei hilft den perfekten Job, bzw. den perfekten Angestellten zu finden. Wenn Dir noch ein Tipp einfällt, der diesem Text fehlt, ergänzen wir diesen gern.