Warum funktioniert Timeboxing so gut?

Timeboxing gehört zu meinen absoluten Lieblingstricks beim Arbeiten, da es mir die Möglichkeit gibt, Aufgaben besonders schnell zu erledigen. Das Timeboxing ist mir  schon so sehr in Fleisch und Blut übergegangen, dass ich in den letzten Jahren nicht einmal auf die Idee gekommen bin, darüber zu scheiben.

Wie und warum dieser Trick, oder besser gesagt, diese Methode funktioniert, wollen wir uns heute mit Hilfe von

Nir Eyal: Die Kunst, sich nicht ablenken zu lassen. Indistractable – Werden Sie unablenkbar

genauer anschauen.

Was ist Timeboxing?

Beim Timeboxing geht es darum, Aufgaben in einer bestimmten Zeit zu erledigen. Ich lege für die Bearbeitung einer Aufgabe ein beliebig großes, aber festes Zeitfenster von z. B. 10 Minuten oder 5 Stunden fest. In dieser Zeit arbeite ich nur an dieser Aufgabe und setze alles daran, die Aufgabe pünktlich fertig zu bekommen. Die Aufgabe bekommt also eine feste Zeitbox, oder in einem besseren Deutsch formuliert, ein festes Zeitfenster, in der sie bearbeitet wird.

Für mich funktioniert diese Methode so gut, dass ich sie inzwischen auch gern in etwas abgewandelter Form für die Bearbeitung von Kundenaufgaben nutze.

Kostenfreigabe als Timeboxing nutzen

In meinen zweiten Leben als Projektmanager habe ich es immer wieder mit einmaligen Aufgaben zu tun, die keinen klaren und eindeutigen Lösungsweg haben. Bei kleineren Aufgaben dieser Art habe ich es mir inzwischen zur Angewohnheit gemacht, meine Kunden um eine Kostenfreigabe zu bitten. Wenn der Kunde mir eine Stunde für die Erledigung der Aufgabe gewährt, gehe ich diese vollkommen anders an, als wenn ich 5 Stunden für diese Aufgabe habe.

Bei einer Stunde setze ich alles daran, so schnell wie möglich ans Ziel zu kommen. Ich achte nicht auf Details, sondern konzentriere mich allein auf das Erreichen der Ziellinie. Jegliche Aufgaben, die Zeit fressen, wie zum Beispiel die Erstellung eines Textes, lagere ich bei diesem Zeitfenster an den Kunden aus und konzentriere mich darauf, nur die Dinge zu machen, die der Kunde nicht selbst machen kann.

Ganz anders schaut es aus, wenn ich dank der Kostenfreigabe meines Kunden 5 Stunden Zeit für die Erledigung der Aufgabe habe. Dieses großzügige Zeitfenster sorgt dafür, dass ich alle notwendigen Teilaufgaben, wie zum Beispiel die Texterstellung, selbst erledigen kann. Zudem bleibt mir möglicherweise auch noch die Zeit, um am Ende an der ein oder anderen Stelle auch noch etwas schön zu machen.

Die Kostenfreigabe als Timeboxing zu nutzen bietet mir und dem Kunden Vorteile. Der Kunde bekommt eine Kontrolle über seine Kosten. Das bedeutet er kann bestimmen, was die Bearbeitung der Aufgabe kostet. Wenn er ein kleines Zeitfenster gegeben hat und mit dem Ergebnis nicht glücklich ist, kann er erneut eine Kostenfreigabe erteilen, damit das Ergebnis optimiert wird. Für mich ist die Kostenfreigabe genial, weil ich den Aufwand, den ich für die Bearbeitung der Aufgabe betreibe, sinnvoll bestimmen kann.

Warum erledige ich Aufgaben dank Timeboxing schneller?

Die Antwort auf diese Frage habe ich bereits indirekt gegeben. Doch da unser Autor diese Frage in zwei griffigen Sätzen formuliert, möchte ich ihn an dieser Stelle zu Wort kommen lassen:

„Ich weiß, dass viele etwas gegen die Idee der Einhaltung eines Zeitplans haben, weil sie das als Einschränkung sehen, aber seltsamerweise leisten wir unter konkreten Rahmenbedingungen tatsächlich mehr.⁶⁶ Denn Einschränkungen geben uns eine Struktur, während ein leerer Zeitplan und eine kilometerlange To-do-Liste uns mit zu vielen Alternativen quälen.“

S. 59.

Laut unseres Autors basiert das Timeboxing

„auf einer Selbstregulierungsstrategie, die Psychologen »eine Umsetzungsabsicht festlegen⁶⁷«, nennen, eine ausgefallene Formulierung für »entscheiden, was sie tun werden und wann sie es tun werden«.⁶⁸“

Fazit

Unser Autor bringt es auf den Punkt. Auch ich habe es als Verkäufer gehasst, wenn mein Vorgesetzter mir ein festes Zeitfenster für das Erreichen eines bestimmten Umsatzzieles gesetzt hat. Denn dieses Zeitfenster war in der Regel ein Monat und das Umsatzziel war in der Regel gleich oder höher als das letzte Umsatzziel, das für den gleichen Monat gesetzt wurde. Diese Art Zeitfenster brachte für mich die maximale Demotivation, weil nach dem Ziel immer vor dem Ziel war, und weil das Erreichen eines Ziels nicht selten mit der Festsetzung eines höheren Ziels „bestraft“ wurde. Diese Art Zeitfenster waren für mich ein Hamsterrad, die massiv dazu beigetragen haben, dass ich die Freude daran, eine Verkäuferin zu sein, verloren habe.

Ganz anders sieht es mit dem Timeboxing aus. Dieses ist ein nützliches und motivierendes Zeitfenster, an dessen Ende ich ein Ergebnis erreicht habe. Am Ende eines solchen Zeitfensters kann ich mich mit dem Ergebnis zufrieden geben, oder es im Rahmen eines erneuten Zeitfensters weiter bearbeiten. Dank Timeboxing erziele ich Ergebnisse und dies ist ein wirklich motivierendes Gefühl.

An dieser Stelle bin ich neugierig: Welche Erfahrungen hast Du schon mit Timeboxing gemacht? Kennst Du Menschen, die dank Timeboxing produktiver sind?