Wie eigeninitativ arbeiten wir wirklich?

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Ich hab keine Ahnung was meine Leute im Homeoffice machen.

Jedes Mal, wenn ich in meinen Social Medial Streams Posts á la „Wer das Gefühl hat, dass die eigenen Mitarbeiter im Homeoffice nicht arbeiten, sollte über sein xy nachdenken.“ (Den Platzhalter xy kannst Du dabei beliebt durch die Dienstleistung des Postenden ersetzen.) komme ich ins Grübeln. Egal ob der Post das Recruiting oder die Führungsqualitäten des Managements eines Unternehmens in Frage stellt, der Verfasser des Posts scheint immer davon auszugehen, dass jeder Angestellte absolut eigeninitiativ im Homeoffice arbeitet und stellt lediglich die Führungsqualitäten der Führungskraft in Frage.

Doch aufgrund der „6 Stufen der Eigeninitiative“ von William Oncken, die wir uns heute dank

Stephen R. Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill: Der Weg zum Wesentlichen. Zeitmanagement der vierten Generation

Mehr als Schwarz und Weiß. (Danke @SvenjaLigness für dieses Bild.)

anschauen werden, frage ich mich inzwischen, wie eigeninitiativ wir eigentlich arbeiten. Denn laut unseren Autoren gibt es in Sachen eigeninitiatives Arbeiten nicht nur schwarz und weiß, sondern eine Menge Farbstufen. Doch bevor wir uns diese theoretischen Farbstufen im Einzelnen anschauen, werfen wir erst einmal einen Blick auf unseren eigenen Arbeitsalltag.

Arbeitest Du eigeninitiativ?

Wie arbeitest Du?

Hast Du schon einmal darüber nachgedacht, wie Du arbeitest? Arbeitest Du eher anweisungsbasiert oder eher eigeninitiativ? Wartest Du bei den Dingen, die Du im Job erledigst, auf Anweisungen, um diese dann umzusetzen, oder arbeitest Du die Dinge einfach ohne Rücksprachen ab? Oder bist Du eher jemand, der Dinge erledigt und dann sofort darüber berichtet, dass diese erledigt sind?

Warum springen wir zwischen den Stufen?

Als ich mir diese Fragen vor wenigen Tagen stellte, war ich mir absolut sicher, dass ich immer eigeninitiativ bzw. selbstständig handle. Doch dann beobachtete ich mich selbst bei der Arbeit und stellte fest, dass das gar nicht stimmt. Je nach Aufgabe befinde ich mich auf unterschiedlichen Stufen der Eigeninitiative. Heute möchte ich mit Dir gemeinsam nicht nur herausfinden, welche Stufen das sind, sondern auch den Versuch wagen, herauszufinden, wann und warum wir nicht immer eigeninitiativ arbeiten.

Die 6 Stufen der Eigeninitiative

Das macht man nicht

Im folgenden Absatz tue ich etwas, bei dem der Historiker in mir die ganze Zeit brüllt: „Das darfst Du nicht, das ist wissenschaftlich nicht korrekt. Das weißt Du doch. Man darf nicht anhand einer Quelle eine andere Quelle zitieren, ohne diese geprüft zu haben.“ Doch die Sache ist die: Dies hier ist kein wissenschaftlicher Beitrag und daher wage ich es, an dieser Stelle wissenschaftlich unsauber zu arbeiten und weise Dich einfach auf meine unsaubere Arbeit hin, damit Du diese entsprechend für Dich einordnen kannst.

William Oncken beschreibt laut unseren Autoren in seinem Buch „Managing Management“  folgende 6 Stufen der Eigeninitiative:

  1. Auf Anweisungen warten
  2. Fragen
  3. Empfehlen
  4. Handeln und sofort berichten
  5. Handeln und regelmäßig berichten
  6. Selbstständig handeln.
Wow, das ist bahnbrechend, oder?

Als ich die Liste das erste Mal las, war ich noch der Überzeugung, dass ich ein Mitarbeiter der Stufe 6 bin. Den Hinweis unter der Liste, dass wir uns je nach Aufgabe an einem einzigen Tag in unterschiedlichen Stufen befinden können, überlas ich einfach. Erst als ich mich selbst beobachtete, stellte ich fest, dass dem so ist und hielt dies für eine bahnbrechende Erkenntnis, die ich unbedingt mit Dir teilen wollte. Als ich vor zwei Minuten den Absatz entdeckt habe, den ich beim ersten Lesen überlesen habe, erkannte ich, dass meine Erkenntnis vielleicht weniger bahnbrechend ist, als ich dachte.

Wann arbeiten wir auf welcher Stufe?

Mit der Erkenntnis, dass ich mich je nach Aufgabe auf einer anderen Stufe befinde, stellte ich mir die Frage, wann ich auf welcher Stufe arbeite. Noch vor 30 Minuten konnte ich die Antwort nicht wirklich greifen. Doch da mir das Schreiben von Blogbeiträgen dabei hilft, meine Gedanken zu sortieren, habe ich inzwischen die Antwort gefunden.

Bei neuen Aufgaben warte ich auf Anweisungen.

Da ich meinen neuen Job erst seit September 2020 ausübe, begegnen mir jeden Tag neue Aufgaben. Und bei diesen für mich völlig neuen Aufgaben tendiere ich dazu, auf Anweisungen zu warten (Stufe 1).

Sobald ich ein Gefühl für die Aufgabe entwickelt habe, beginne ich (wenn es gut läuft) Fragen zu stellen (Stufe 2). Diese richte ich (im Idealfall) erst an das Internet, und wenn ich hier keine Antworten finde an meinen Chef, und wenn auch dieser die Antwort nicht kennt an mein Netzwerk.

Machen wir das so?

Bei Aufgaben, die mir nicht völlig neu sind, oder über deren Lösung ich gute Informationen im Internet gefunden habe, bewege ich mich eher im Umfeld der Empfehlungen (Stufe 3). Statt nach dem nächsten Schritt zu fragen, sage ich, wie ich es machen würde und hole mir ein Ja oder Nein ab.

Bei Aufgaben, die ich schon einmal erledigt habe und die nah an ihrem Liefertermin sind, handele ich in der Regel und berichte sofort über die erledigte Aufgabe (Stufe 4), um sicherzugehen, dass der Job wirklich erledigt ist und ich nichts vergessen habe.

Aufgaben, die ich schon einmal gemacht habe und die keinen Termin haben, erledige ich einfach und berichte bei einer passenden Gelegenheit darüber, dass diese erledigt sind. (Stufe 5)

Was war nicht ideal?

Und dann gibt es noch die Aufgaben, bei denen ich die Fachkraft im Unternehmen bin. Diese Aufgaben erledige ich einfach und berichte nicht darüber. (Stufe 6) Nachdem ich die Aufgabe erledigt habe, schaue ich mir noch einmal an, was mir bei der Erledigung gut gefallen hat und was nicht. Die Dinge, die mir gut gefallen haben, notiere ich mir, um sie beim nächsten Mal zu wiederholen. Bei den Dingen, die mir nicht gefallen haben, suche ich eine Sache heraus, die mich besonders gestört hat und befrage das Internet oder mein Netzwerk nach einem besseren Ansatz. Auf diese Weise habe ich in kurzer Zeit viele Dinge entdeckt, die mir das Arbeiten unglaublich erleichtern.

Können wir Strukturen schaffen, die Eigeninitiative fördern?

Vertrauen ist der ultimative Turbo.

Meine Antwort lautet: Ja, können wir. Eine wichtige Struktur ist an dieser Stelle wie immer Vertrauen. Damit haue ich jetzt in die gleiche Kerbe, wie die „Wer das Gefühl hat, dass die eigenen Mitarbeiter im Homeoffice nicht arbeiten, sollte über sein xy nachdenken.“ Social Media Posts. Aktuell erlebe ich, was Vertrauen alles ausmacht. Schon in meinem letzten Job hatte ich das Gefühl, dass mein Chef mir vertraut, doch das Vertrauen, dass ich in meiner neuen Firma erlebe, befindet sich auf einer völlig neuen Ebene.

Beginne Dir zu vertrauen.

Am Anfang habe ich gemerkt, dass mehr Vertrauen auch mit deutlich weniger Feedback einhergeht. Das war in den ersten Wochen an der ein oder anderen Stelle eine Herausforderung für mich, weil ich nicht wusste, ob ich etwas gut oder weniger gut gemacht hatte. Inzwischen habe ich erlebt, dass trotz des fehlenden Feedbacks aus den von mir gelösten Aufgaben keine Probleme entstanden sind, und nun beginnt die Phase, in der auch ich beginne, mir mehr zu vertrauen. Und das ist an dieser Stelle der Schlüssel zur Eigeninitiative. Nur wenn ich mir selbst vertraue, kann ich wirklich eigeninitiativ handeln.

Die zweite Struktur, die meiner Erfahrung nach mehr Eigeninitiative fördert, sind digitale Kanban-Boards wie dieses hier.

Ein Kanban-Board.

Dank eines solchen Boards können wir zum Beispiel die Grenzen zwischen Stufe 4 und 5 verschwimmen lassen. Derjenige, der eine Aufgabe erledigt hat, verschiebt diese in die Spalte „erledigt“ und gibt damit einen sofortigen Bericht. Dieser Bericht wird von der anderen Seite regelmäßig, aber in der Regel nicht im gleichen Augenblick geprüft. So hat der derjenige, der die Aufgaben erledigt, das gute Gefühl, die notwendigen Informationen weitergegeben zu haben, und der Kollege, der die Information braucht, bekommt diese sobald er sie sucht.

Und plötzlich ist die Lösung da.

Auch in Sachen Fragen (Stufe 2) ist solch ein Kanban-Board Gold wert. Ich erlebe immer wieder, dass ich mir Fragen, die ich vor kurzem notiert habe, selbst beantworten kann, oder sie sich im Verlauf des Projektes einfach erledigen. Noch habe ich an dieser Stelle keine gute Struktur für mich gefunden, wie es mir gelingen kann, mehr Fragen mittels des Bordes zu klären, doch ich bin zuversichtlich, dass ich auch hier bald die passende Struktur finden werde.

Die letzte Sache, die mir an dieser Stelle einfällt: „Lernräume schaffen“. Ich verbringe an manchen Arbeitstagen viele Stunden auf YouTube und im Internet, um mir neues Wissen anzueignen. Auf diese Weise habe ich in wenigen Wochen Dinge gelernt, von denen ich noch diesen Sommer dachte, dass ich sowas nie können werde.

Meiner Erfahrung nach entstehen im Homeoffice leichter solche Lernräume als im echten Office. Zum einen kann ich mit meiner eigenen Technik Seiten besuchen, die der Administrator meiner Firma aus irgendwelchen Gründen gesperrt hat. Zum anderen bekommt niemand im Büro das Gefühl, dass er mich fürs Filmchen schauen bezahlt. Übrigens habe ich mir angewöhnt, YouTube Videos auf doppelter Geschwindigkeit anzuschauen, um in kürzerer Zeit mehr Informationen sammeln zu können.

Fassen wir also die Strukturen für das Schaffen von Eigeninitiative zusammen:

  1. Vertrauen
  2. Kanban Board
  3. Lernräume

Fazit

Dank den 6 Stufen kann ich mich nun besser beim Arbeiten beobachten und darauf achten, dass ich mich immer in einer möglichst hohen Stufe bewege. Je höher die Stufe ist, auf der ich mich bewege, desto höher ist meine Lernkurve und desto weniger nehme ich die Zeit meines Chefs in Anspruch.

An dieser Stelle bin ich unendlich gespannt, ob ich mit meiner Erkenntnis, „ich bin weniger eigeninitiativ als ich dachte“, eher die Ausnahme oder die Regel bilde. Um dies herauszufinden, brauche ich mehr Daten und freue mich daher darauf zu erfahren, wie Deine Erkenntnisse zum Thema Eigeninitiative aussehen.

Kennst Du noch andere Strukturen, die Eigeninitiative in Unternehmen fördern? Dann freue ich mich sehr, wenn Du dieses Wissen mit uns teilst.