Das kleine 1×1 des Projektmanagements – Projekte, klassisches Projektmanagement und Agiles Projektmanagement

Hättest Du mich vor einem Jahr gefragt, was Agiles Projektmanagement ist, hätte ich Dich ratlos angeschaut und mit einem Schulterzucken „Ich habe keine Ahnung, es hat möglicherweise etwas mit Software zu tun.“ geantwortet. In den letzten Monaten hatte ich viele Kontakte mit dem agilen Management und obwohl ich viel Zeit in das Thema investiert habe, habe ich noch immer das Gefühl, ganz am Anfang zu stehen.

Das liegt zum einen daran, dass dieses Feld unglaublich weit ist, aber auch daran, dass es in diesem Bereich wenige klare und leicht verständliche Definitionen gibt und unter vielen Begriffen unterschiedliche Dinge verstanden werden. Wie wir gleich sehen werden, ist eine weitere Herausforderung, dass viele der Definitionen Vorwissen brauchen, damit wir sie verstehen können.

Um für mich Klarheit in das Thema zu bringen, werde ich in Zukunft mehr über das Thema schreiben und mache heute mit den grundlegenden Themen: Projekt, klassisches Projektmanagement und Agiles Projektmanagement und der Hilfe von

Holger Timinger: Modernes Projektmanagement. Mit traditionellem, agilem und hybridem Vorgehen zum Erfolg

den Anfang.

Was ist Projektmanagement?

Unser heutiger Autor beantwortet die Frage wie folgt:

Projektmanagement – Unter Projektmanagement versteht man die Gesamtheit der Aufgaben, Methoden und Mittel aus den Bereichen Definition, Planung, Steuerung, Projektabschluss und Führung zur erfolgreichen Durchführung von Projekten.

Holger Timinger: Modernes Projektmanagement. Mit traditionellem, agilem und hybridem Vorgehen zum Erfolg, S. 507.

Ich weiß nicht, wie es Dir geht, aber mir half diese Erklärung nicht weiter, als sie mir das erste Mal begegnete. Es hat lange gedauert, bis ich verstand, was sich dahinter alles verbirgt. Meine Antwort auf die Frage „Was ist Projektmanagement?“ lautet daher wie folgt:

Um zu verstehen was Projektmanagement ist, müssen wir erst einmal verstehen was ein Projekt ist.

Was ist ein Projekt?

Jedes Mal, wenn du Nudeln kochst, startest du ein Projekt. Du hast einen Anfangspunkt und ein klar definiertes Ziel. Um dein Ziel zu erreichen, nimmst du dir einen Topf, füllst ihn mit Wasser und stellst ihn auf den Herd. Danach schaltest du den Herd an, gibst Salz in das Wasser, legst den Deckel auf den Topf und wartest darauf, dass das Wasser kocht. Nun tust du die Nudeln in das kochende Wasser und stellst den Timer auf die Zeit, die die Nudelpackung Dir nennt. Sobald der Timer sich meldet, gießt du die Nudeln in ein Sieb und bist an deinem Projektziel angekommen.

Projekt vs. Prozess

Meiner Erfahrung nach ist das „Nudeln kochen“ eher ein Prozess als ein Projekt. Projekte brauchen etwas Einmaliges – etwas, was du vorher noch nicht gemacht hast oder wo Unklarheiten bestehen. Beim „Nudeln kochen“ in deiner eigenen, dir bekannten Küche, in der das schon zigmal gemacht hast, ist alles klar. Ein Projekt wäre also „Essen mit X“ – X kennst du nicht so genau, und das macht daraus das Projekt. Innerhalb des Projektes ist der Prozess Nudeln kochen klar definiert. Das erste Mal Nudeln kochen ist sicherlich ein Projekt, das 20igste Mal Nudeln kochen ist ein Prozess. 🙂

Update 03.06.2020: Kommentar von Christopher J. Schmidthofer auf LinkedIn

Auch wenn dieses Projektbeispiel sehr einfach ist, durchläuft es alle Phasen des klassischen Projektmanagements, die Holger Timinger in seiner Definition erwähnt:

1. Definition – Ziel des Projektes sind gekochte Nudeln.
2. Planung – Um das Ziel zu erreichen, brauchst du einen Topf mit Deckel, einen Herd, Wasser, Salz, Nudeln, einen Timer, eine Spüle und ein Sieb.
3. Steuerung – Vielleicht ist es dir nicht bewusst, aber Nudelkochen hat eine ganz klare Reihenfolge, die gesteuert werden muss. Wenn wir den Topf auf den Herd stellen, Wasser, Salz und Nudeln hineingeben, aber vergessen, den Herd anzustellen, erhalten wir nicht das gewünschte Ergebnis. Die Nudeln werden wahrscheinlich auch irgendwann weich, aber wahrscheinlich dauert das ewig und das Ergebnis ist wenig verlockend. Um perfekt gekochte Nudeln zu bekommen, musst du dein Projekt gezielt durch bestimmte Prozessschritte steuern.
4. Projektabschluss – Der Projektabschluss ist in unserem Fall das Aufräumen der Küche.

Um die Phasen des klassischen Projektmanagements zu durchlaufen, hast du zahlreiche Aufgaben, Mittel und Methoden eingesetzt:

• Aufgaben – Wasser kochen, Nudeln ins Wasser geben, Nudeln abgießen usw.
• Mittel – Wasser, Salz, Topf usw.
• Methoden – Du hast Dich in unserem Beispiel dazu entschieden, die Timer Methode zu nutzen, um den Garzeitpunkt der Nudeln festzulegen. Eine alternative Methode an dieser Stelle wäre gewesen, die Nudeln regelmäßig einem Bisstest zu unterziehen.

Dieses kleine Beispiel zeigt, dass jeder von uns jeden Tag ein Projektmanager ist. Dabei behandeln wir nicht nur kleine Nudel-Projekte, sondern auch große Projekte, wie zum Beispiel das Planen einer Urlaubsreise oder den Umzug in eine neue Stadt. So wie wir im Alltag unsere Projekte managen, managt auch jedes Unternehmen jeden Tag unterschiedliche Projekte. Projekte im Unternehmen haben in der Regel allerdings mehr Beteiligte und dauern deutlich länger.

HINWEIS: Dieses kleine Beispiel dient dem grundlegenden Verständnis des Projektmanagements. Ein waschechter Projektmanager wird dir erklären, dass Nudeln kochen kein Projekt ist, weil es nicht einmalig ist und weil es nicht genügend Beteiligte hat.

Was ist klassisches Projektmanagement?

Im klassischen Projektmanagement machen wir am Anfang des Projektes einen Plan und tun während unseres Projektes alles in unserer Macht stehende, um uns an diesen Plan zu halten.

Um das klassische Projektmanagement und seine typischen Fallstricke zu verstehen, schauen wir uns noch einmal unser Nudelprojekt an. Stell dir vor, du hast die Nudeln gekocht, um sie gemeinsam mit jemandem zu essen, weil ihr euch zum Nudeln essen verabredet habt. Du nimmst die Nudeln, die du gekocht hast, gibst sie auf einen Teller und servierst sie deinem Mitspeisenden. Dieser schaut dich nun irritiert an und fragt dich, warum die Nudeln keine Soße haben, und warum du Spaghetti und keine Penne gekocht hast. Mit deiner Antwort, dass Ihr euch zum Nudeln essen verabredet habt und Spaghetti Nudeln sind, scheint dein Mitspeisender nicht recht glücklich zu sein.

In unserem Nudelbeispiel ist der entstandene Schaden gering, wahrscheinlich hast Du noch irgendetwas im Kühlschrank, aus dem ihr eine Soße zaubern könnt und Dein Mitspeisender wird sich mit den Spaghetti arrangieren. Doch stell Dir diese Situation nun einmal in einem Unternehmen vor. Der Kunde hat bei Dir ein Projekt in Auftrag gegeben und Du präsentierst ihm nach 2 Jahren ein Ergebnis, das nicht seinen Erwartungen entspricht. Wahrscheinlich hättest Du nun ein massives und kaum lösbares Problem. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu vermeiden, ist das Agile Projektmanagement.

Was ist Agiles Projektmanagement?

Auch auf diese Frage hat unser Autor eine passende Antwort:

Agiles Projektmanagement – Agiles Projektmanagement ist ein Überbegriff für agile Vorgehensmodelle wie Scrum und Kanban. Agil ist entsprechend der Werte des Manifesto for Agile Software Development zu verstehen.

Holger Timinger: Modernes Projektmanagement. Mit traditionellem, agilem und hybridem Vorgehen zum Erfolg, S. 501.

Ich hatte erwähnt, dass viele Definitionen in diesem Bereich mehr Verwirrung stiften als Klarheit schaffen, oder? Lass uns für Klarheit sorgen.

Wir schnappen uns wieder unser Nudelprojekt und setzen es dieses Mal agil um. Nachdem du die Spaghetti gekauft hast, präsentierst du deinen Einkauf deinem Mitspeisenenden. Dieser weist dich darauf hin, dass ihm Penne lieber wären und dass du die Soße vergessen hast. Du hast das Ziel, einen schönen Abend mit deinem Mitspeisenden zu verbringen und gehst auf seine Wünsche ein.

Doch bevor du wieder einkaufen gehst, erinnerst du dich an die Erfahrungen mit den Spaghetti und fragst ihn, welche Soße er gern hätte. Nachdem du die Daten hast, gehst du die gewünschten Penne und die Soße einkaufen. Nachdem du die Beute erfolgreich nach Hause gebracht hast, beginnst du mit dem Kochen. Beim Öffnen der Penne-Verpackung fällt dir auf, dass die Kochanleitung 5-7 Minuten kochen lautet.

Nun gehst du zu deinem Mitspeisenden und fragst ihn, wie er seine Penne gern hätte. Wenn seine Antwort Al Dente lautet, kochst du die Nudeln 5 Minuten, wenn er sich für weich entscheidet, 7 Minuten. Beim Servieren der Nudeln macht sich ein breites Lächeln auf dem Gesicht deines Mitspeisenden breit, weil dein Produkt genau seinen Vorstellungen entspricht.

Der größte Unterschied zwischen Agilem und Klassischem Projektmanagement ist der Plan. Im klassischen Projektmanagement ist der einmal gemachte Plan heilig, im agilen Management ist der Kundenwunsch heilig. Um diesen möglichst gut zu erfüllen, holt das Agile Projektmanagement möglichst häufig Feedback vom Kunden ein und passt den Plan immer wieder den Wünschen des Kunden an.

Fazit

Dank dieses kleinen Nudelbeispiels konnte ich mir den wesentlichen Unterschied zwischen klassischem und agilem Projektmanagement einprägen. An dieser Stelle ist es mir allerdings wichtig, dass es durchaus auch heute noch Projekte gibt, bei denen Klassisches Projektmanagement Sinn macht. Welche genau das sind, wirst Du mit etwas Glück in den kommenden Jahren in diesem Blog lesen.