Schweigt Ihr schon, oder redet Ihr noch?

Erinnerst Du Dich noch an Dein letztes Meeting? In wie vielen Minuten dieses Meetings war es absolut ruhig im Raum? Wie viele Minuten wurden von Teilnehmern genutzt, um etwas zu sagen?

Ich persönlich kann mich an kein Meeting erinnern, in dem bewusst geschwiegen wurde. Ich erinnere mich lediglich an Workshops, in denen es hin und wieder mal ruhig war, weil sich jeder der Lösung einer Aufgabe widmete.

Anders geht es den Autoren

Friederike Fabritius, Hans W. Hagemann: Neurohacks. Gehirngerecht und glücklicher arbeiten.

Sie berichten in ihrem Buch von einem bzw. mehreren Sitzungen des Leitungsgremiums in einem Unternehmen, in denen mindestens 50 Prozent der Zeit geschwiegen wurde.

Was unsere Autoren erlebt haben

Unsere Autoren arbeiteten von 2010 bis 2017 gemeinsam bei der Munich Leadership Group. Ich vermute, dass sie die Sitzungen, von denen sie in ihrem Buch auf Seite 109ff. berichten, in dieser Zeit miterleben durften.

Einer ihrer Klienten hatte für Sitzungen des Leitungsgremiums eine 50-Prozent-Reden- und 50-Prozent-Schweigen-Regel. Das bedeutet, dass auf einen Diskussionsbeitrag von 2 Minuten in der Sitzung eine Pause von 2 Minuten zum Verarbeiten folgen. Unsere Autoren nahmen an drei dieser Sitzungen teil und fassen Ihre Erlebnisse wie folgt zusammen:

1. Jeder Teilnehmer konnte neue Informationen verarbeiten und mit den eigenen Vorstellungen in Einklang bringen.
2. Was gesagt wurde hatte mehr Gewicht, war wertvoller und wurde ausgewertet, weil alle zuhörten und konzentriert waren.
3. Der gegenseitige Respekt war größer, durch die Pausen entstanden keine lautstarken Auseinandersetzungen.
4. Die Sitzungen waren kürzer.
5. Es wurden mehr Entscheidungen getroffen, zu deren Umsetzung die Beteiligten sich bekannten.

Ich weiß nicht, wie es Dir geht, aber mich verwundert es, dass eine Sitzung in der 50 Prozent der Zeit geschwiegen wird, mehr Entscheidungen hervorbringt, als eine Sitzung in der 100 Prozent der Zeit gesprochen wird. Unsere Autoren gehen davon aus, dass ein Meeting, in dem 100 Prozent der Zeit gesprochen wird, ein Meeting mit ständiger Ablenkung ist. Keine der gesagten Informationen kann in Ruhe aufgenommen und verarbeitet werden, da auf diese Information bereits die nächste folgt. Wer über eine Information nachdenkt, bekommt von der folgenden Information nichts mit. Ganz anders ist es in einem Meeting mit bewussten Schweigepausen. Die Zeit, in der geschwiegen wird, kann von den Teilnehmern genutzt werden, um die eigenen Gedanken zu sammeln und das Gesagte gründlich zu analysieren. Auf Basis dieser stillen Analyse können Entscheidungen während eines Meetings getroffen werden.

 Was das Internet sagt

Das, was unsere Autoren schreiben, hat mich überrascht. Da unsere Autoren den Klienten, der diese Art von Sitzungen praktiziert, nicht namentlich benennt, kann ich das Geschriebene nicht nachprüfen. Zudem habe ich keine Ahnung, was genau ein Leitungsgremium macht, da ich ein solches noch nie in Aktion erlebt habe. Allerdings kann ich in den Weiten des Internets schauen, ob es dort Informationen zu Meetings mit Schweigeanteil und deren Ergebnissen gibt.

Da ich mit der Suchanfrage „50% schweigen im Meeting“ von meiner Suchmaschine des Vertrauens vor allem Treffer geliefert bekommen habe, die mir helfen wollten, das Schweigen in einem Meeting zu brechen, habe ich für die heutige Recherche auch auf die KI gestützte Suche von Bing zurückgegriffen.

Silent Start Meetings bei Amazon

Auch bei Amazon gibt es laut der Webseite management-coaching.org Meetings mit Schweigeanteil, allerdings dient das Schweigen hier einem anderen Zweck, als dem von unseren Autoren geschilderten. Die Amazon Silent Start Meetings beginnen mit 30 Minuten Schweigen. In diesen 30 Minuten können sich alle Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten. Dadurch sorgt das Unternehmen dafür, dass alle im Meeting vorbereitet sind.

Der Autor des Beitrages empfiehlt diese Art von Schweige-Meeting allen Unternehmen, die darunter leiden, dass ihre Meetingteilnehmer nicht vorbereitet sind. Damit diese Art des Meetings funktioniert, muss es zu Beginn des Meetings Meetingunterlagen geben, in die sich die Teilnehmer  einarbeiten können,  wie z. B.

• ein Sitzungsmemo
• ein Memo je Agenda Punkt.

Liberating Structures 1-2-4-All Methode

Die Künstliche Intelligenz ChatGPT 4, die in der Suchmaschine Bing integriert ist, konnte mir nicht sagen, welches Unternehmen die von unseren Autoren geschilderten Meetings abhält. Ihre Antwort auf meine Frage enthielt den Hinweis, mir die 1-2-4-All Methode anzuschauen, die Schweigen in Meetings für das Generieren von Ideen nutzt.

Auf der Webseite von Liberating Structures wird die Methode im Detail beschrieben. Ich habe sie hier ein wenig umgewandelt, um sie an eine Meetingsituation anzupassen:

1. Formuliere die Agenda-Punkte Deines Meetings als Fragen.
2. Zu Beginn eines neuen Agenda-Punktes notiert sich jeder Teilnehmer 1 Minute lang seine Gedanken.
3. Anschließend werden diese Gedanken in Zweierpaaren 2 Minuten weiterentwickelt.
4. In den folgenden 4 Minuten sitzen Viererpaare zusammen, um die vorhandenen Ideen zu verfeinern und Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den Ideen herauszuarbeiten.
5. Im letzten Schritt präsentiert jede Vierer-Gruppe allen Meetingteilnehmern die bemerkenswerteste Idee der eigenen Gruppe.

Fazit: Sollten wir in Meetings bewusst schweigen?

Ich weiß nicht, wie es Dir geht, aber ich habe vor der heutigen Recherche nie bewusst über das Thema Schweigen in Meetings nachgedacht. Dafür mag es unterschiedliche Gründe geben:

1. Da ich lange Zeit im Verkauf gearbeitet habe, habe ich gelernt, andere zum Reden zu bringen und ihnen zuzuhören.
2. Ich habe das Herz auf der Zunge und quatsche in Meetings einfach drauf los, wenn ich etwas wissen möchte.
3. Ich nehme mir vor jedem Termin bewusst 15 Minuten Zeit, um diesen vorzubereiten.

Nach der heutigen Recherche habe ich das Gefühl, dass das „im Meeting schweigen“ durchaus hilfreich sein könnte, um Meetings besser zu gestalten. Allerdings habe ich auch das Gefühl, dass Schweigen noch in vielen weiteren Varianten produktiv eingesetzt werden kann, die heute gar nicht zur Sprache gekommen sind.

Daher bin ich neugierig: Gibt es Meetings, in denen Du Dir Schweigeeinheiten wünschst? Wenn ja: Welche Meetings sind das und wofür würdest Du die Schweigeeinheiten nutzen? Hast Du schon Meetings mit Schweigepausen erlebt? Wofür wurden diese Pausen genutzt? Waren diese Pausen in Deiner Wahrnehmung nützlich?