Weißt Du, wer Poka Yoke ist?

Oft begegnen mir in Büchern oder Gesprächen Namen berühmter Menschen, bei denen ich keine Ahnung habe, wer diese Menschen waren. Häufig hilft mir der Autor oder mein Gesprächspartner mit einem Nebensatz zumindest eine Ahnung davon zu bekommen, was dieser berühmte Mensch geleistet hat, um berühmt zu werden hat. Auch in

Jürgen Kurz, Patrick Kurz, Marcel Miller: Erfolgreich digital zusammen arbeiten. Effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365

bin ich in einem der folgenden Sätze

„Das reduziert Fehler beim Ablegen: Durch die themenbezogene Ablage landen die Daten immer an der passenden Stelle – und werden dort auch schnell gefunden. Im Sinne von Poka Yoke werden somit Fehler vermieden, bevor sie entstehen“

S. 49.

über den Namen eines berühmten Menschen gestolpert, allerdings ist mir der noch nie zuvor begegnet. In dem Kapitel, in dem uns der Name begegnet schreiben unsere Autoren über die Dateiablage innerhalb von Teams, die mit Microsoft 365 und klären die Frage, wie Teams dafür sogen können, dass Dateien so abgelegt werden, dass jeder im Team sie ohne langes Suchen findet.

Lass uns doch nun einmal schauen, ob uns das Internet verraten kann, warum unsere Autoren Poka Yoke an dieser Stelle ihres Buches erwähnen.

Was das Internet sagt

Das Erste, was uns das Internet bereits auf der Ergebnisseite der Suchmaschine verrät, ist, dass Poka Yoke keine Person, sondern ein japanischer Begriff ist.

Laut kanbanize.com ist Poke Yoke eine Erkenntnis bzw. Technik, die aus dem Lean Management hervorgegangen ist, dass wiederrum aus der Lean-Fertigungsmethode, die sich mit der Reduzierung von Verschwendung beschäftigt, hervorgegangen ist.

Der Erfinder der Technik ist ein Mitarbeiter von Toyota namens Shigeo Shingo. Entstanden ist Poka Yoke in den sechziger Jahren. Bei der Technik geht es darum Fehler zu vermeiden, was jeder der Japanisch versteht, sofort weiß, wenn er den Namen hört, da sich die Begriffe wie folgt übersetzen lassen:

• poka – versehentliche Fehler
• yokeru – vermeiden

Warum erwähnen unsere Autoren Poka Yoke?

Auf kanbanize.com steht:

„Poka Yoke stellt sicher, dass vor der Ausführung eines Prozessschritts die richtigen Bedingungen herrschen, und verhindert so von vornherein das Auftreten von Fehlern.“

Das ist genau das, was Teams tun, wenn sie den Empfehlungen unserer Autoren in Sachen Dateiablage in Teams folgen. Die Dateien und die Zugriffsmöglichkeiten von Teammitgliedern auf Dateien in Microsoft Teams werden mit Hilfe von

• Teams und
• Kanälen

strukturiert. Ein Team kann dabei mehrere Kanäle haben, aber ein Kanal nicht mehrere Teams. Damit ein Teammitglied auf einen Kanal Zugriff hat, muss es (in den meisten Fällen) in ein Team eingeladen werden. Dank der Möglichkeit private Kanäle zu erstellen, hat nicht jeder, der in einem Team ist, zwingend Zugriff auf alle Kanäle.

Um dieses Datei-Ablage-Prinzip zu verstehen, stelle ich mir immer ein echtes Büro mit 3 Räumen vor. In Raum 1 sitzt die Geschäftsleitung, in Raum 2 die Buchhaltung, in Raum 3 das Marketing. Jeder der Räume ist abgeschlossen und kann nur von Personen betreten werden, die einen Schlüssel zum Raum besitzen. In den einzelnen Räumen befinden sich verschiedene abgeschlossene Schränke mit Unterlagen. Nicht jeder, der einen Schlüssel zum Raum hat, hat auch Schlüssel zu allen Schränken, die sich in diesem Raum befinden. Teammitglieder können also nur an Informationen gelangen, zu denen Sie die Schlüssel haben.

Jetzt stell Dir vor, dass in unserem Marketingteam Michael, Yvonne und Hieu arbeiten. Jeder von Ihnen hat einen Schlüssel zum Raum und einen Schlüssel zu einem eigenen Schrank im Büro. Es gibt also einen Schrank für Michael, einen Schank für Yvonne und einen Schank für Hieu. In den Schränken bewahrt jeder seine eigenen Arbeitsergebnisse auf. Solange jeder für sich allein an einem Thema arbeitet, funktioniert die Struktur sehr gut. Wenn also Michael für Porsche, Yvonne für den Gabal Verlag und Hieu für Nintendo arbeitet, gibt es mit dieser Dateiablage keine Probleme.

Schwierig wird diese Art der Dateiablage, wenn Michael, Yvonne und Hieu gemeinsam am Marketing des Gabal Verlages arbeiten, denn jetzt brauchen alle Teammitglieder Zugang zu den Dokumenten der anderen Teammitglieder und können aufgrund der abgeschlossenen Schränke nicht auf diese zugreifen. An dieser Stelle wird es Zeit die Dateiablage im Sinne von Poka Yoke umzustrukturieren.

Es bleibt bei den drei abgeschlossenen Schränken, doch nun erhält jeder im Team 3 statt einen Schrankschlüssel und kann somit jederzeit mit den Dokumenten in dem jeweiligen Schrank arbeiten. Auch die Arte der Ablage wird im Rahmen von Poka Yoke verändert. Die Schränke tragen nun nicht mehr die Namen der Teammitglieder, sondern die Namen der Projekte, die das Team für den Gabal Verlag betreut. Wenn sich das Team beim Gabal Verlag um

• YouTube
• Messeauftritte und
• Personalgewinnungs-Marketing

kümmert, gibt es ab jetzt einen Schrank für YouTube, einen für Messeauftritte und einen für Personalgewinnungsmarketing. Die Dateien und Informationen zu den jeweiligen Themen werden in dem jeweiligen Schrank abgelegt.

Dieses sehr ausführliche Beispiel zeigt, was die Autoren meinen, wenn sie von einer „themenbezogenen Ablage“ in Microsoft Teams sprechen. Nur sprechen sie nicht von Büroräumen und Schränken, sondern von Teams und Kanälen. Da es einen YouTube-Kanal und einen Messeauftritts-Kanal in Microsoft Teams gibt, kann Hieu nicht auf die Idee bzw. den versehentlichen Fehler kommen alle seine Dateien an einem Ort zu horten. Er wird seine Dateien YouTube Dateien im YouTube Kanal und seine Messedateien im Messekanal ablegen.

Schwierig wird es in diesem System nur mit Dateien, die beide Themenfelder betreffen. Was macht Hieu also mit einem YouTube Video von einem Messeauftritt? Im Idealfall fragt er seine Kollegen und sie finden einen gemeinsamen Weg den Idealen Ablageort für diese Datei zu finden und wissen daher in Zukunft auch, wo sie solche Dateien finden können.

Fazit

Ich weiß nicht, wie es Dir geht, aber ich bin wieder einmal überrascht wie viel ich lerne, wenn ich mir unbekannte Dinge nicht überlese, sondern nachlese. Ein kleiner Begriff, der für unsere Autoren selbstverständlich ist, hat mir geholfen in Sachen Zusammenarbeit im Team wieder einen großen Schritt weiterzukommen. Mir war bewusst, dass die Dateiablage wichtig ist, doch mir war nicht bewusst, wie einfach sich Fehler bei der Dateiablage verhindern lassen.

Ich hoffe auch Du kannst das in diesem Beitrag enthaltene Wissen nutzen, um in Zukunft Zeit bei der Suche nach Dateien zu sparen.