Wusstest Du, dass Deine Mailbox-Ansage unglaublich mächtig ist?

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WERBUNG: Das Buch, das diesen Beitrag inspiriert hat, habe ich als Rezensionsexemplar vom Heyne Verlag erhalten. Das bedeutet, ich habe das Buch zur Verfügung gestellt bekommen, um darüber zu schreiben.

Mailbox-Ansagen können mehr, als ich dachte.

Wie lautet Deine Mailbox-Ansage? Bei dem Versuch, meine eigene Ansage abzuhören, habe ich gerade versucht, mich selbst anzurufen und die Mitteilung bekommen, dass ich bitte eine Geheimzahl eingeben soll. Wie genau meine Ansage lautet kann ich Dir also nicht verraten. Doch der Wortlaut, an den ich mich erinnere, lautet:

„Hallo, hier ist Maria von du-bist-grossartig.de. Ich bin gerade nicht erreichbar. Hinterlasse mir gern eine Nachricht und Deinen Namen, ich melde mich bei Dir.“

Dank

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Die Ansage ist smarter, als ich vermutet habe.

ist mir bewusst geworden, dass diese Mailbox-Ansage etwas Mächtiges an sich hat, das ich nicht beabsichtigt habe, aber in den letzten Monaten häufiger als Resonanz bekommen habe. Was genau das ist, schauen wir uns jetzt an.

Deine Mailbox-Ansage ist mächtig

Vor dem heutigen Tag habe ich mir nie groß Gedanken über Mailbox-Ansagen gemacht. Alles was mir bis jetzt diesbezüglich wichtig war, war, dass

  • es eine Mailbox-Ansage gibt,
  • diese mit einem Lächeln im Gesicht gesprochen wird und dadurch freundlich klingt,
  • sie keinen Versprecher oder laute Nebengeräusche enthält.

Dank unseres Autors habe ich nun gelernt, dass unsere Mailbox einen erheblichen Einfluss auf unsere Umwelt und uns selbst haben kann. So lautet seine Mailbox-Ansage:

„Guten Tag. Wenn Sie mir etwas besonders Erfreuliches mitzuteilen haben, sprechen sie jetzt, sonst legen Sie bitte wieder auf.“

Die Ansage ist sehr lustig.

Diese simplen Worte haben eine unglaubliche Wirkung auf den Anrufer. Die Leute lachen zunächst einmal über den Spruch, und dann bemühen sie sich, die Nachricht, die sie hinterlassen wollen, positiv zu formulieren. Mit diesem kleinen freundlichen Spruch sorgt unser Autor einfach dafür, dass die Menschen auf seiner Mailbox bewusst freundlicher mit ihm kommunizieren. Wenn unser Autor seine Mailbox abhört und die freundlich formulierte Nachricht des Anrufers hört, wirkt sich das wahrscheinlich auch auf seinen Rückruf aus. Wahrscheinlich wird dieser auch freundlich ausfallen, weil hier vermutlich sogar das Linguistic Style Matching greift.

Die Ansage beeinflusst die Kommunikation.

Was wie eine bedeutungslose Sache erscheint, hat also eine unglaublich mächtige Wirkung. Die Art der Mailbox-Ansage kann erheblichen Einfluss darauf haben, wie Du mit den Menschen in Deiner Umgebung kommunizierst.

Es funktioniert wirklich

Dass das Ganze funktioniert, habe ich anhand meiner Mailbox-Ansage bemerkt. Zwar habe ich sie nicht so krass formuliert, wie unser Autor. Doch die Tatsache, dass die Worte „Du bist grossartig“ Teil meiner Ansage sind, hat eine Wirkung, die mir erst in diesen Momenten wirklich bewusst wird. Wie oft habe ich in den letzten Monaten gehört, dass Menschen mit, „Ach ja, das war die Ansage mit ´Du bist grossartig´, da habe ich gleich mal geschaut, was das ist.“ Bis jetzt habe ich mich immer gefreut, wie gut mein „Marketing“ an dieser Stelle funktioniert. Ich hatte bis dato allerdings völlig übersehen, dass ich mich nur an freundliche Stimmen auf meiner Mailbox erinnere, die immer sehr fröhlich klangen. Die Tatsache, dass ich jedem, der mich nicht erreicht, sage, dass er grossartig ist, tut seine Wirkung.

Das wäre unglaublich großartig.

Aus diesem Grund kann ich Dir ans Herz legen, über diese Macht Deiner Mailbox einmal nachzudenken. Vielleicht testest Du einmal was passiert, wenn Du Deine eigene Mailbox besprichst. Hier hast Du ja die volle Macht. Nachdem Du herausgefunden hast, was für Dich besonders gut funktioniert, kannst Du – wenn Du ganz mutig bist – Deinen Kollegen von Deinen Erfahrungen berichten und wer weiß, vielleicht sorgt das in einigen Monaten auch dafür, dass die eine oder andere Firmen-Mailbox-Ansage freundlicher wird.

Ansagen-Tipps

Okay, okay, ich kenne keinen Menschen, der gern seine Mailbox bespricht. Damit Du möglichst viel Freude am Besprechen Deiner Mailbox hast, möchte ich Dir an dieser Stelle ein paar Tipps geben, die Dir das Besprechen erleichtern sollen.

1. Bleib bei allem was Du tust authentisch.

Bleib Du selbst.

Deine Ansage muss sich für Dich gut anfühlen. Wenn Du im Herzen ein Grummelbärchen bist – wobei ich mir dann kaum vorstellen kann, dass Du diesen Blog magst – dann sollte Deine Ansage nicht wie die einer mit Glückshormonen vollgepumpten Cheerleaderin klingen. Schon eine kleine Formulierung wie

  • Ich freue mich unglaublich, dass Du anrufst.
  • Schön, dass Du anrufst.

kann den Unterschied machen, der dafür sorgt, dass Dein Anrufer sich so willkommen fühlt, dass er Dich das bei seiner Nachricht spüren lässt. Wenn Dir noch ein guter Tipp für diese Liste einfällt, freue ich mich sehr darauf, diesen an dieser Stelle zu ergänzen.

2. Mach es freundlich, aber nicht zu lang.

Menschen, die Dich öfters anrufen, sind vielleicht genervt, wenn sie lange auf den Piep warten müssen, und dann kann die Wirkung ins Gegenteil umschlagen.

3. Bitte Lächeln

Wir hören ein Lächeln.

Deine Stimmer erzielt unglaubliche Wirkung. Ich kannte mal einen Menschen, der einen unglaublich schönen Nachnamen hatte. Doch immer, wenn ich ihn anrief, hörte ich das traurigste „Hallo, hier ist Frau Fröhlich“ (Name geändert), dass ich mir vorstellen konnte. Und dadurch war ich immer auch gleich mit traurig. Meine Empfehlung lautet also, bei der Ansage bewusst zu lächeln. Das überträgt sich meiner Erfahrung nach auf den Klang Deiner Stimme.

Scherzansagen

Ach lass mal, vielleicht bist Du doch nicht der richtige Ansprechpartner.

Es ist lange her, da hatte ich mal eine CD mit Scherzansagen für den Anrufbeantworter. Diese waren alle witzig und liefen häufig nach dem Muster „Parlez vous nach dem Kikeriki“. Solche Ansagen können im perfekten Moment eine perfekte Wirkung haben. Doch da wir nie wissen, wer anruft, würde ich persönlich nie eine Scherzansage nutzen. Allein die Vorstellung, dass jemand mich anruft, weil er mit mir reden möchte, weil etwas passiert ist, dass denjenigen belastet, treibt mir das Grauen über den Rücken.

Unbesprochene Mailbox

Ist da Jemand?

Ich bin mir noch nicht einig, ob ich Scherzansagen oder eine unbesprochene Mailbox anstrengender finde. Unbesprochene Mailboxen geben mir als Anrufer das Gefühl, dass meine Nachricht für den Mailbox-Besitzer nicht wichtig ist. Nicht selten lege ich bei diesen Ansagen einfach auf, weil ich Zweifel daran habe, ob derjenige die Nachricht überhaupt abhören wird.

Mir ist bewusst, dass die meisten Mailboxen nur nicht besprochen werden, weil der Eigentümer entweder nicht weiß, wie das geht oder schlicht und einfach ungern seine eigene Stimme hört usw.. Doch in dem Moment, in dem ich „Der Teilnehmer ist im Moment nicht erreichbar, bitte hinterlassen Sie eine Nachricht“ höre, schalte ich innerlich ab und verliere die Lust. Über diese Hürde schaffe ich es nur selten, eine Nachricht auf dem Band des Mailbox-Besitzers zu hinterlassen.

Da kann ich nicht anrufen.

Während ich es privat schon schwierig finde, eine unbesprochene Mailbox zu haben, empfinde ich dies im beruflichen Kontext als höchst unprofessionell. Es ist schon vorgekommen, dass ich in einem Onlineshop aus diesem Grund nicht gekauft habe und mich einem anderen Shop zugewandt habe.

Warteschleifenmusik

Das letzte Thema für heute ist die Warteschleifenmusik, die mir in den letzten Jahren vor allem im beruflichen Umfeld begegnet ist. Nur in wenigen Fällen habe ich eine geniale Warteschleifenmusik erlebt, bei der ich fast schon traurig war, als am anderen Ende mein Gesprächspartner den Hörer abnahm.

In der Regel bin ich Warteschleifenmusik begegnet, die

  • nach 60 Sekunden meinen Aggressionslevel steigerte,
  • mir das Gefühl gab, dass die Firma auf der anderen Seite aus dem letzten Jahrtausend stammte,
  • mir tagelang einen Ohrwurm verpasste, weil sie eine Computer-Spiele-Musik aus meiner Kindheit war,
  • so laut und schnell war, dass ich mich regelrecht gehetzt fühlte,
  • so trantütig war, dass ich Mühe hatte, wach zu bleiben.
Die richtige Warteschleifenmusik bewirkt Wunder.

An dieser Stelle lautet also meine Bitte an alle Unternehmen: Macht Euch Gedanken über Eure Warteschleifenmusik. Wie muss sie klingen, damit sie eine positive Wirkung auf Euren Anrufer hat? Das beste was mir in den letzten Jahren begegne ist, war eine Warteschleife mit freundlicher Musik, die zwischendrin sagte „Sie sind die Nummer eins in unserer Warteschleife.“

Fazit

Ich habe fast 10 Jahre im Telefonvertrieb gearbeitet und bin nie auf die Idee gekommen, dass eine persönliche Mailbox-Ansage solche Macht haben kann. Und jetzt bin ich sehr gespannt, was Du aus Deiner neuen Macht machst.