Delegierst Du noch, oder arbeitest Du schon?

In der Theorie klingt das mit dem Delegieren so einfach: Du gibst eine Aufgabe einfach an jemanden ab, und schon kümmert sich die Person darum. In der Praxis ist die Sache mit dem Delegieren nicht so einfach, denn in der Praxis erlebe ich folgende Szenarien:

1. die Aufgaben werden nicht so erledigt, wie Du sie erledigen würdest,
2. ständig kommen Rückfragen, und irgendwann hast Du das Gefühl, dass es schneller gewesen wäre, die Aufgabe selbst zu erledigen.

Das erste Szenario lässt sich meiner Erfahrung nach durch menschliches Wachstum und Prozessoptimierung sehr gut beheben.

Beim menschlichen Wachstum geht es darum, loslassen zu können. Denn die Sache ist die: Möglicherweise gibt es bessere Wege, die Aufgabe zu lösen, als ich sie gelöst habe. Diese Wege werden allerdings nur gefunden, wenn sie gegangen werden.

Bei der Prozessoptimierung geht es darum, einen Prozess zu erschaffen, der mit jedem gemachten Fehler besser wird. Hierfür werden nach jedem Prozessdurchlauf Fragen gestellt, wie

• „Was lief gut?“
• „Was könnten wir beim nächsten Mal besser machen?“
• „Was sollten wir auf keinen Fall wieder tun?“

Die gefundenen Antworten werden in den Prozessablauf integriert.

Für das zweite Szenario hatte ich bis jetzt noch keinen Lösungsansatz, der mir gefällt. Zu meiner großen Freude haben die Autoren

Falk Golinsky, Kristina König-Freudenreich: Verwaltung weiterdenken. Die menschenzentrierte Gestaltung von Verwaltungsorganisationen

mir diesen nun geschenkt. In dem ich heute darüber schreibe, hoffe ich, dass ich ihn in Zukunft immer zur Hand habe, wenn ich ihn benötige.

Lass Dein Delegation Board antworten

Der Lösungsansatz der beiden ist ein Delegation Board.

„Ziel [des Delegation Boards] ist es, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozesse im Team transparent zu klären, Entscheidungsfreiräume zu definieren und die Eigenverantwortung der Teammitglieder zu stärken. Das Delegation Board bietet eine klare, visuelle Darstellung von Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstufen. Es stärkt die Eigenverantwortung der Teammitglieder, sorgt für Transparenz und reduziert die Arbeitslast der Führungskraft durch kontrollierte Entscheidungsübergabe.“

S. 251.

Das Delegation Board ist also ein digitaler Ort (zum Beispiel eine Excel-Tabelle), an dem festgehalten wird, wer in einem Unternehmen welche Entscheidungen treffen darf. Wenn also ein Mensch die Aufgabe bekommt, Werbemittel für eine Veranstaltung zu bestellen, kann er hier schauen, ob er im Namen der Firma Geld ausgeben darf. Sollte dem nicht so sein, findet er hier die Information, wer dies tun darf. Für denjenigen, der die Aufgabe delegiert hat, bedeutet das im Idealfall, dass nur noch Fragen zurückkommen, die tatsächlich nur von dem Delegierenden entschieden werden können.

Wie ist ein Delegation Board aufgebaut?

Auch diese Frage beantworten Falk und Kristina in ihrem Buch. Das Delegation Board hat folgende Spalten

1. Aufgabe
2. Verkünden
3. Verkaufen
4. Befragen
5. Einigen
6. Beraten
7. Erkundigen
8. Delegieren

In der ersten Spalte wird die Aufgabe festgehalten. In unserem Fall „Werbemittel einkaufen“. In den restlichen 7 Spalten wird notiert, wer was tut. Die einzelnen Spalten stellen dabei Abstufungen da. Während bei Verkünden (Spalte 2) die Aufgabe bzw. Entscheidung komplett bei der Führungskraft liegt, liegt sie bei Delegieren (Spalte 8) komplett beim Teammitglied.

Wichtig an dieser Methode ist folgendes: Das Board lebt und wird immer wieder ergänzt und überarbeitet. Warum?  Unterhemen sind im Wandel. Der Wandel sorgt auch dafür, dass Entscheidungen anders getroffen werden können. Damit das Delegation Board immer die aktuellen Entscheidungswege festhält, muss es regelmäßig aktualisiert werden.

Ich hatte die Hoffnung, dass ich auf YouTube ein Video finde, das mir zeigt, wie genau die Sache mit dem Delegation Poker funktioniert. Überraschenderweise habe ich nur ein einziges Video zum Thema gefunden, das allerdings nicht gut genug ist, um es hier zu zeigen.

Was ich dagegen gefunden habe, sind zahlreiche YouTube Videos zum Thema Delegation Poker. Delegation Poker enthält die gleichen 7 Delegation Definitionen wie unser Board. Aus diesem Grund finde ich dieses YouTube Video hilfreich, das erklärt, wie Delegation Poker funktioniert. Tatsächlich ist Delegation Poker ein fantastischer Weg, um die Spalten des Delegation Boards zu füllen.

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Delegation Poker – Das Team entscheidet, wer was entscheidet

An dieser Stelle wird es nun richtig spannend. Wer sich auf Delegation Poker einlässt, überlässt auch dem Team, welche Entscheidung von wem getroffen wird. Das Team entscheidet dabei nicht willkürlich. Im Rahmen des Pokerspiels handelt es untereinander aus, welche Entscheidungen von wem getroffen wird. In der ersten Runde schreibt jedes Mitglied auf, wer die Aufgabe übernehmen soll. Wenn jedes Mitglied die gleiche Antwort gegeben hat, ist die Entscheidung getroffen, wenn es unterschiedliche Antworten gibt, werden die Gründe dafür dargelegt und im Rahmen des Spiels gemeinsame eine Einigung erzielt.

Fazit

Da ich das Board nun kenne, freue ich mich sehr auf den Tag, an dem ich es endlich einmal live und in Farbe nutzen darf. Mich interessiert brennend, wann das Tool gut funktioniert und wann nicht. Funktioniert es nur in Teams mit maximal 15 Mitgliedern, oder auch in Unternehmensgruppen mit tausenden von Mitgliedern?

An dieser Stelle bin ich neugierig: Welche Erfahrungen hast Du mit Delegieren gemacht? Hast Du schon einmal mit einer Datei gearbeitet, in der festgehalten wurde, wer was macht und darf? Was hältst Du von einem Delegation Board? Würdest Du gern damit arbeiten? Warum? Warum nicht?