5,7 min readPublished On: 1. September 2020By Tags: , , , Categories: Bücher, Wissen

Sind Verhandlungsteams besser als Einzelentscheider?

Da muss ich Rücksprache halten

Hast Du Dich schon einmal gefragt, warum in Filmen, in denen es eine Geiselname gibt, die Polizisten oder Agenten des FBIs in der Regel Rücksprache mit Ihrem Boss halten, bevor sie dem Entführer etwas zusagen? Ich habe mir die Frage nie gestellt, schließlich dachte ich, dass ich die Antwort kenne. In meinen Augen lag diese Rücksprache einfach an der klaren Hierarchie, die in Polizei und Co. herrscht. Und in meinen Augen war dies der Beweis für die Unfähigkeit dieser Organisationen, Verantwortung flexibel zu verteilen. Dank

Mario Neumann: Projekt-Kompass. Navigationshilfen für souveräne Führung im Projekt

Wo können wir dieses Wissen noch nutzen?

habe ich nun gelernt, dass ich mit meiner Annahme völlig daneben lag und das Verhandeln im Team eine smarte Taktik ist, um schwierige Verhandlungen zu führen. Wo genau die Stärken der Verhandlungsteams liegen und wie wir dieses Instrument in unserer Arbeitswelt außerhalb der Polizei richtig einsetzen können, schauen wir uns heute im Detail an.

Wo liegen die Stärken des Verhandlungsteams?

Als Martin Schranner die Verhandlungstaktiken des FBI-Teams analysierte, fiel ihm auf, dass Verhandlungsteams zwei entscheidende Stärken gegenüber dem Allein-Verhandler haben:

  1. Sie können analytisch zuhören.
  2. Sie können die Situation zu jedem Zeitpunkt analysieren.

Während ein einzelner Verhandler während der Verhandlungen bewusst Scheuklappen aufsetzt, um sich auf 

  • sein Ziel,
  • seine Strategie und
  • seine Argumente
Ein aktiver Zuhörer im Team.

zu konzentrieren, sorgt er unbeabsichtigt dafür, dass ihm wichtige Informationen entgehen. In einem Verhandlungsteam gibt es neben dem aktiven Verhandler noch eine weitere Person, die sich darauf konzentriert. genau diese Informationen zu sammeln, um sie für die Verhandlungen nutzen zu können.

Nachdem wir jetzt die Stärken eines Verhandlungsteams kennen, schauen wir uns nun an, wie ein Verhandlungsteam aussieht, das diese Stärken optimal nutzt.

Wie setzen wir Verhandlungsteams richtig ein?

In einem Verhandlungsteam gibt es folgende drei Rollen:

  • Negotiator – Unterhändler,
  • Commander – Kommandeur,
  • Decision Maker – Entscheider,
Ein Verhandlungsteam besteht aus zwei bis drei Personen.

die je nach Verhandlungsumfeld von zwei bis drei Personen besetzt werden. Jede dieser Rollen hat klare Aufgaben und Kompetenzen. Es ist wichtig, die Verhandlungen im Team zu proben, bevor die echten Verhandlungen starten. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder seine Rolle beherrscht und das Team in den Verhandlungen als starkes Verhandlungsteam und damit als würdiger Gesprächspartner wahrgenommen wird.

Die Aufgaben des Unterhändlers

Ein Unterhändler hat Fachwissen.

Der Unterhändler ist derjenige, der mit dem Verhandlungspartner verhandelt. Der Unterhändler ist eine Person vom Fach und nicht der Projektleiter. In der Regel ist der Unterhändler ein Mitglied des Projektteams. Der Unterhändler steckt tief in den Verhandlungsthemen und kennt sich in den Details aus.

Die Aufgaben des Kommandeurs

Die Aufgabe des Kommandeurs ist das analytische Zuhören und die Analyse der aktuellen Verhandlungssituation. In einem Zweierteam übernimmt der Kommandeur auch die Aufgaben des Entscheiders.

Der Kommandeur kann massiven Schaden anrichten.

Für den Kommandeur gibt es eine ultimative Todsünde, die die Verhandlungsstärke, die ein Verhandlungsteam mit sich bringt, zunichte macht und sogar darüber hinaus dem gesamten Projekt schadet. Diese Todsünde begehen jene Kommandeure, die direkt in die Verhandlungen eingreifen. Im Moment dieses Eingriffs sorgen sie dafür, dass der Unterhändler in den Augen seines Gegenübers den Respekt verliert. Dieser fragt sich nun völlig zurecht, warum er Zeit mit dem Unterhändler „verschwenden“ sollte, wenn er direkt mit dem Entscheider verhandeln kann. Der Schaden, der hier angerichtet wird, untergräbt das Ansehen des Unterhändlers nicht nur in den Verhandlungen, sondern auch darüber hinaus. Er wird durch das Eingreifen des Kommandeurs als schwache Person angesehen.

Die Aufgaben des Entscheiders

Ich bin dafür.

Der Entscheider hat die wirtschaftliche Verantwortung für die Verhandlungen und das damit verbundenen Projekt. Er hat das Recht, auch Entscheidungen zu treffen, die nicht mit der Entscheidung des Teams übereinstimmen.

Bei einfachen Verhandlungen ist der Projektleiter auch der Entscheider. Bei wichtigen Projekten wird die Rolle des Entscheiders in der Regel von der Abteilungs- oder Geschäftsleitung übernommen.

Fazit

Ich finde die Idee eines Verhandlungsteams spannend, besonders weil ich mir nie über die Schwächen eines Einzel-Verhandlers Gedanken gemacht habe.

Wenn ich so darüber nachdenke fällt mir auf, dass ich zwei Rollen in meiner Vergangenheit als Sales schon wahrgenommen habe:

  • Unterhändler,
  • Entscheider.
Das kann ich nicht entscheiden.

Bei großen Aufträgen oder in komplexen Verhandlungen habe ich häufiger die „hierfür-muss-ich-Rücksprache-halten“-Karte gezogen. In vielen dieser Situationen kannte ich meine Entscheidung schon während des Gespräches, doch die Rücksprache sorgte dafür,

  1. dass der Kunde nicht auf die Idee kam, aufgrund einer zu schnellen Zusage noch mehr zu fordern,
  2. dass ich Gelegenheit hatte, die Ernsthaftigkeit der Kundenanfrage zu überprüfen.

Für den zweiten Punkt war es klug, solche Gespräche mit der Frage „Wenn ich ein ja bekomme haben wir einen Deal, oder?“ zu beenden. Wenn der Kunde hier nicht mit Ja antwortete, wusste ich sofort, woran ich war und konnte sofort mit den Worten antworten: „Wenn ich in der Rücksprache ein ja bekomme, kann ich es mir nicht leisten, ein Nein von Ihnen zu bekommen. Was brauchen Sie für ein Ja?“.

Urlaubsentscheidungen brauchen kein Verhandlungsteam.

Ob Verhandlungsteams besser sind als Einzelentscheider kommt sicherlich auf die Situation an. Wenn ich mit meinem Freund darüber verhandle, wohin wir in den Urlaub fahren, würde es meine Verhandlungssituation sicherlich schwächen, wenn ich einen Kommandeur in die Verhandlungen mit einbeziehe. Diese Art der Verhandlung ist nicht schwierig genug für ein Verhandlungsteam. Immerhin sind beide Seiten darauf aus, gemeinsam einen schönen Urlaub zu verbringen und haben dies schon so oft geschafft, dass sie sich sicher sind, dass dies auch dieses Mal funktionieren wird.

Im Projekt-Management dagegen finde ich die Idee eines Verhandlungsteams faszinierend. Dank des Teams kommt eine Fachlichkeit in die Verhandlungen, die in den meisten Fällen fehlen würde, wenn nur der Projektleiter verhandeln würde.

An dieser Stelle brenne ich darauf, ein Verhandlungsteam einmal live zu erleben und eine der beschriebenen Rollen zu übernehmen. Daher lautet die Frage an dieser Stelle: Hast Du schon einmal ein Verhandlungsteam live erlebt oder warst Teil eines Verhandlungsteams? Wenn ja, wie waren Deine Erfahrungen?