Was genau ist eigentlich Kanban?

WICHTIG: Dies ist ein Überblick zum Thema für alle, die grob verstehen wollen, was es mit Kanban auf sich hat.

Vor 7 Jahren hatte ich keine Ahnung was Kanban ist, heute kann ich mir ein Leben ohne Kanban-Board nicht mehr vorstellen. Dieses kleine Tool hilft mir inzwischen an vielen Stellen, meine Aufgaben zu managen.

Doch die Sache ist die, Kanban und das Kanban-Board sind keine Synonyme. Ich habe 5 Jahre für dieses Learning gebraucht und möchte diesen Beitrag dank

Holger Timinger: Modernes Projektmanagement. Mit traditionellem, agilem und hybridem Vorgehen zum Erfolg

dazu nutzen, die Unterschiede zwischen Kanban und Kanban-Board darzustellen.

Das Kanban-Board

Das Kanban-Board ist das Herzstück der meisten agilen Projekte. Obwohl ein Kanban-Board auf den ersten Blick sehr schlicht wirken kann, ist es ein unglaublich mächtiges Werkzeug, um Aufgaben im Team effektiv zu managen.

In seiner einfachsten Form ist das Kanban-Board eine einfache weiße Tafel an der Wand, auf der sich drei Spalten befinden:

1. Offen
2. In Arbeit
3. Erledigt

In jeder dieser Spalten befinden sich Klebe-Zettelchen. Jedes Zettelchen steht für eine Aufgabe. Sobald eine Aufgabe begonnen wird, wandert das zugehörige Klebe-Zettelchen von der ersten in die zweite Spalte. Sobald die Aufgabe erledigt ist, wird das Klebe-Zettelchen in die dritte Spalte verschoben.

Das Selbstmanagement-Kanban-Board

Auf den ersten Blick wirkt ein Kanban-Board also unglaublich simpel, und daher habe ich es am Anfang völlig unterschätzt. Für mich war das Board lange Zeit im Grunde genommen nur eine Gedächtnisstütze, auf der ich meine Ideen festhalten konnte, um sie später auf den Weg zu bringen. Nach einigen Wochen erkannte ich, dass das Board mehr tat, als nur meine Erinnerungen zu bewahren.

Statt immer wieder an eine spontane Idee zu denken, konnte ich sie aufschreiben. So war ich sicher, dass ich die Idee nicht vergesse und konnte mich wieder voll und ganz auf das konzentrieren, was ich gerade tat. Dank des Kanban-Boards kann ich also deutlich produktiver arbeiten.

In der Regel bin ich von meinen spontanen Ideen unglaublich begeistert. Im ersten Moment wirken sie für mich oft so, als ob sie eine geniale Lösung für ein bestimmtes Thema wären. Dank meines Kanban-Boards kann ich all meine spontanen Ideen aufschreiben, was mir ein unglaublich gutes Gefühl schenkt. Doch die Sache ist die: Mit etwas zeitlichem Abstand betrachtet wirken manche dieser genialen Ideen nicht mehr genial. Das Kanban-Board hilft mir daher auch, die guten von den weniger guten Ideen zu trennen und mich auf die Umsetzung der Ideen zu konzentrieren, die auch wirklich Sinn machen. Dank des Kanban-Boards spare ich viel Zeit, weil ich sinnlose Ideen aussortieren kann und mich immer nur mit den Aufgaben beschäftige, die aktuell am meisten Potenzial haben.

Für mein Selbstmanagement ist das Kanban-Board so genial, dass ich inzwischen nicht mehr darauf verzichten möchte. Doch seine wahre Magie habe ich erst zu spüren bekommen, als ich es mit einem Team nutzen konnte.

Das Team-Management-Kanban-Board

Vielleicht kommt Dir die folgende Situation bekannt vor: Du arbeitest gerade an einer Aufgabe, bist voll im Flow und kommst richtig gut voran. Plötzlich geht Deine Bürotür auf und einer Deiner Kollegen möchte wissen, wie der aktuelle Bearbeitungsstand einer Aufgabe ist. Da Du weißt, dass diese Information wichtig für den Kollegen ist, nimmst Du Dir 2 Minuten Zeit, um ihm die gewünschte Information zu geben und verweist ihn an die Kollegin, die aktuell mit der Aufgabe beschäftigt ist. Zufrieden verlässt Dein Kollege Dein Büro, und Du wendest Dich wieder Deiner Aufgabe zu und verbringst 10 Minuten damit, wieder voll in das Thema einzusteigen.

Schauen wir uns nun die gleiche Situation mit Kanban-Board an: Du arbeitest an einer Aufgabe. Dein Kollege möchte wissen, wie weit eine bestimmte Aufgabe ist. Er geht ans Kanban-Board und sieht, dass sich die Aufgabe in der In-Arbeit-Spalte befindet. Auf dem Aufgabe-Zettelchen sieht er auch den Namen der Kollegin, die die Aufgabe aktuell bearbeitet. Statt Dich in Deinem Workflow zu unterbrechen, wendet sich Dein Kollege direkt an die Kollegin.

Dieses kleine Szenario zeigt, wie ein Kanban-Board den Informationsfluss in einem Team optimiert und somit direkten Einfluss auf die Produktivität hat. Doch Kanban kann noch viel mehr. Im nächsten Schritt schauen wir uns 6 Praktiken aus dem Kanban-Projektmanagement an, die Dir helfen, Dein Kanban-Board noch optimaler zu nutzen.

Die 6 Praktiken der Kanban-Projektmanagement-Methode

An dieser Stelle verzichte ich darauf, die Kanban-Projektmanagement-Methode in Gänze zu erläutern, da dies den Umfang dieses Blogbeitrages sprengen würde. Zudem gibt es genügend Kanban-Profis, die diese Methode viel besser erläutern können, als ich das kann. Wir schauen uns an dieser Stelle einfach die 6 Praktiken der Methode an, da diese mir geholfen haben zu verstehen, warum ein Kanban-Board so gut funktioniert.

Praktik 1: Mache die Arbeit sichtbar.

In der Praxis habe ich es schon in einigen Teams erlebt, in denen jedes Teammitglied an seinen Aufgaben arbeitete, aber keiner so wirklich wusste, was der andere gerade tat. Diese Art des Arbeitens führt nicht nur immer wieder zu Rückfragen innerhalb des Teams, sondern kann auch schnell dafür sorgen, dass manche Aufgaben doppelt und andere Aufgaben gar nicht erledigt werden.

Dank Kanban wird die Arbeit im Team sichtbar. Mit Hilfe des Kanban-Boards erkennen Teams auf einen Blick, welche Aufgaben aktuell anstehen. Auf diese Weise kann das Team die Aufgaben untereinander besser koordinieren und erkennt gleichzeitig, ob das, was sie tun, ein gemeinsames Ziel verfolgt, oder gerade alle in unterschiedliche Richtungen laufen.

Praktik 2:  Limitiere die Menge angefangener Arbeit.

Dieser Punkt klingt in der Theorie unglaublich logisch. Es ist besser eine Sache fertig zu haben, als mit 5 Dingen begonnen zu haben.

In der Praxis stoße ich persönlich an diesem Punkt noch immer an meine Grenzen. Wenn ich mit einer Aufgabe beginne, habe ich immer das Ziel, sie zu beenden. Doch manche Aufgaben kann ich nicht beenden,

• weil ich auf ein Feedback warte,
•  sich eine andere Aufgabe vordrängelt,
• oder ich schlichtweg eine Kreativpause brauche, um mein Ergebnis mit Abstand noch einmal betrachten zu können.

Aus diesem Grund habe ich in der Regel immer mehrere Aufgaben, die ich in Etappen zum Ende bringe.

Praktik 3:  Messe und manage den Fluss.

Dieser Punkt ist simpel. Da alle Aufgaben sichtbar sind, kann das Team sehen, wie lange bestimmte Aufgaben brauchen und aktiv nachfassen, wenn eine Aufgabe zu lange ruht.

Praktik 4: Mache Prozessregeln explizit.

Sobald die Arbeit im Team sichtbar ist, braucht das Team verlässliche und klare Prozesse, um diese Arbeit zu managen. Was passiert zum Beispiel, wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig fertig wird? Werden die Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge bearbeitet, oder macht jeder einfach die Aufgaben, die er möchte? Was ist mit den unliebsamen Aufgaben? Dies sind nur einige Fragen, die im Alltag auftauchen können. Ein Team, dass solche Fragen beantwortet und klar regelt ist mit Kanban produktiv.

Praktik 5: Entwickle Rückmeldungsmechanismen.

Wo gehobelt wird, fallen Späne. Bei der Arbeit im Team fallen in der Regel schnell Dinge auf, die nicht perfekt laufen. Ein beliebtes Thema dafür kann zum Beispiel die Datei-Ablage sein. Für manche im Team ist diese perfekt, andere wiederum verstehen die Logik nicht und suchen sich jedes Mal einen Wolf. Für diese Dinge braucht das Team Rückmeldemechanismen. Denn nur, wenn diese Dinge sichtbar gemacht werden, können sie verbessert werden.

Praktik 6: Führe gemeinschaftlich Verbesserung durch.

Sobald das Team z.B. die Schwächen am gemeinsamen Dateimanagement entdeckt hat, ist der Zeitpunkt gekommen, an dieser Stelle gemeinsam Hand anzulegen, und Stück für Stück ein System zu entwickeln, mit dem alle im Team großartig arbeiten können.

Fazit

Ich hoffe, an dieser Stelle hast Du ein grobes Gefühl dafür bekommen, was es mit Kanban und dem Kanban-Board auf sich hat.

Ich für meinen Teil nutze die eine oder andere Kanban-Praktik, habe die komplette Methode aber noch nicht vollständig begriffen. Dafür liebe ich das (digitale) Kanban-Board inzwischen sogar in der Zusammenarbeit mit Kunden. Dank des Boards gibt es nicht nur deutlich weniger Fragen zum aktuellen Projektbearbeitungsstand, sondern es entsteht auch eine magische Transparenz in Projekten, die die Zusammenarbeit erheblich erleichtert.