Was hindert uns daran produktiv zu arbeiten?

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Das ist eine typische Frage, die der Management Berater und Autor des Buches

David Allen: So kriege ich alles in den Griff

oft in Interviews gestellt bekommt. Ich freue mich heute sehr darauf seine Antwort mit Dir zu teilen. David sagt es gibt 5 Schritte, die uns daran hindern produktiv zu arbeiten, wenn wir sie nicht umsetzen. Welche Schritte das genau sind, schauen wir uns jetzt gemeinsam an:

Schritt 1: erfassen

Gehirn
Gehirn

Am Anfang stehen unser Hirn, etwas Zeit und ein Zettel (egal ob digital oder analog). Die Aufgabe lautet alle was uns an To Dos im Kopf herumschwirrt auf einen Zettel zu bringen. Angefangen bei ich muss noch einkaufen gehen, über entscheiden welche Schule die Kinder besuchen sollen, bis hin zu auf Arbeit mit einem wichtigen Partner verhandeln kommt alles auf einen Zettel. Dank des Niederschreibens bekommen wir einen Überblick über unsere To Dos. Es ist dabei völlig normal, dass wir über 50 Dinge auf dem Zettel haben.

Schritt 2: durcharbeiten

Im nächsten Schritt schauen wir uns die Liste an und treffen zu jedem Punkt eine Entscheidung, die lautet:

Urkunde
Urkunde
  1. Ich muss handeln.
  2. Das Thema kann warten.
  3. Um dieses Thema werde ich mich nicht kümmern.

Nachdem wir die Liste so durchgegangen sind, haben wir eine klare Priorisierung unserer Aufgaben. Aus einer unendlichen und unübersichtlichen Liste ist ein Schritt für Schritt Programm geworden.

Schritt 3: organisieren

Jetzt schnappen wir uns alle ToDos der Kategorie „1“ und legen für jedes Einzelne fest, was die nächsten Handlungsschritte sind. Wenn es also um die Schulentscheidung der Kinder geht, ist der nächste Handlungsschritt zum Beispiel eine Liste aller Schulen zu erstellen, die in Frage kommen.

Schritt 4: durchsehen

Die Liste sollte regelmäßig überarbeitet und aktualisiert werden. Sind die Dinge, die vor einem oder sechs Monaten wichtig waren noch wichtig? Welche Dinge sind erledigt, was ist neu hinzugekommen?

Schritt 5: durchführen

Dieser Schritt ist der entscheidende: Dafür sorgen, dass die Liste schrumpft indem wir Schritt für Schritt umsetzen, was wir auf dem Zettel haben.

Fazit

Auto
Auto

Entscheidend ist es alle 5 Schritte zu absolvieren. Das ist wie beim Auto fahren: Nur wenn es ein Auto gibt, der Fahrer fahren kann, der Zündschlüssel steckt, der Tank gefüllt ist und das Gaspedal gedrückt wird, kommt der Wagen von A nach B.

Liste, Zettel, Papier, Frage

Die Meisten von uns behalten zu viel im Kopf und belasten damit unser Arbeitsgedächtnis. Wir verhindern dadurch aktiv den Flow-Zustand (das ist der Zustand in dem wir die Zeit vergessen, maximal produktiv sind und dabei noch Freude empfinden, weil uns alles unglaublich leicht von der Hand geht). Wenn wir in eine Aufgabe vertieft sind kann es uns passieren, dass wir plötzlich an die Schule der Kinder denken müssen und schwups ist es mit der Konzentration auf das andere Thema vorbei.

Ich persönlich habe es nie geschafft die 5 Schritte sauber zu absolvieren. Seit ich Meistertask benutze bin ich so nah dran wie nie zuvor. Die App ist eine Aufgabenliste, die auf all meinen Geräten installiert ist. Wenn mir ein Gedanke an eine ToDo kommt, schreibe ich ihn sofort auf. Jetzt grade zum Beispiel habe ich mir notiert herauszufinden, ob MeisterTask ein Affiliate Programm hat. Solltest Du in diesem Absatz noch keinen Link sehen, habe ich diese ToDo noch nicht bearbeitet, oder entschlossen, dass das Programm nicht zu mir passt. Solltest Du einen Link sehen, habe ich die Aufgabe bearbeitet. Für mich ist die App wirklich ein Segen. Ohne sie wäre du-bist-grossartig.de nicht da wo die Seite heute steht.

Wie sieht es bei Dir aus? Befolgst Du die 5t Schritte schon? Hast Du ein anderes System? Welche Erfolge hast Du dank dem System? Bist Du digital oder analog unterwegs? Hast Du eine andere tolle App? Oder ist das ToDo Management noch Teil Deiner ToDo-Liste? 😉