8.1 min readPublished On: 9. August 2021By Categories: Bücher, Wissen

Weißt Du was die ALPEN-Methode ist?

E-Mails sind richtig schnell.

Dank des enormen technischen Fortschrittes in den letzten Jahren hat sich die Art, wie wir arbeiten, völlig verändert. Dank Smartphone und Computer sind wir in der Lage, Dinge viel schneller zu erledigen als in jener Zeit, in der Briefe und Schreibmaschinen den Büroalltag beherrschten. Die Geschwindigkeit, die durch die neuen Technologien entstanden ist, ist auf der einen Seite großartig, weil sie unsere Produktivität erhöht, auf der anderen Seite kann sie aber auch für Stress sorgen.

Da ich viele Jahre im Verkauf gearbeitet habe, hatte ich schon immer einen stressigen Arbeitsalltag. Am Anfang meiner Karriere war ich so darauf erpicht, meine Kunden und meinen Arbeitgeber glücklich zu machen, dass ich Dinge wie Feierabend und Erholung völlig ignorierte. Lange Zeit hatte ich neben dem Hauptjob noch einen Nebenjob, weil ich als Quereinsteiger im Verkauf nicht viel verdiente; und ich dachte, das sei normal. Das Ende vom Lied war dann, dass ich eines Tages auf eine Limonadenflasche schaute und ein Teil der Schrift fehlte, weil mein Sehfeld gestört war. Ich hatte es mit der Arbeitswut so übertrieben, dass mein Körper den Zaunpfahl nahm und mir mitteilte, dass er nicht mehr gewillt war, das Arbeitspensum mitzumachen.

An diesem Tag begriff ich, dass mehr und länger arbeiten keine Dauerlösung war. Also musste ich herausfinden, wie ich in der regulären Arbeitszeit mehr schaffen konnte. Bei meiner Suche nach einer Antwort fand ich heraus, dass ich nicht der einzige Mensch auf der Welt war, der ein „Problem“ mit der Zeit hatten. Und zu meiner großen Freude hatten einige dieser anderen Menschen Wege gefunden, das Zeitproblem für sich zu lösen. Also testete ich die Lösungen der anderen, und so entwickelte sich über die Jahre ein System, das mich vor Überarbeitung bewahrt. Tatsächlich habe ich mich in den letzten Jahren so intensiv mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt, dass ich dachte, ich würde alle Methoden in diesem Bereich kennen. Doch dann begegnete mir in dem Buch von

Helmut Gräfen: Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.

eine mir unbekannte Methode namens die ALPEN-Methode. Und da ich diese Methode noch nicht kenne, schauen wir sie uns heute genauer an.

Wer hats erfunden?

Die ALPEN-Methode stammt nicht von unserem Autor, sondern von Lothar Seiwert. Lothar ist Experte für Zeitmanagement und hat wirklich viele Bücher zu dem Thema veröffentlicht. Ein Blick in mein „noch-zu-lesende-Bücher“-Bücherregal hat mir verraten, dass ich seit einigen Jahren ein Buch von ihm besitze, und es bis heute nicht geschafft habe, es zu lesen.

Wie funktioniert die ALPEN-Methode?

Berge

Hat das was mit Bergen zu tun?

Wenn ich Alpen höre, denke ich an Berge, Freiheit und Natur, nicht an Arbeit. Tatsächlich hat die ALPEN-Methode auch nichts mit Bergen zu tun, sondern ist eine Abkürzung für

  • Alles Aufschreiben
  • Länge Planen
  • Puffer einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

Was sich hinter den einzelnen Punkten verbirgt, schauen wir uns nun genauer an.

Alles aufschreiben

Das darf ich nicht vergessen.

Kennst Du das: Du unterhältst Dich mit jemandem, und plötzlich sagt er etwas, was Dich daran erinnert, dass Du nach dem Gespräch etwas ganz Wichtiges erledigen musst, was Du beinahe vergessen hättest. Was passiert in dieser Situation mit Deiner Aufmerksamkeit gegenüber Deinem Gesprächspartner? Ich verliere in diesem Moment das Gespräch mit meinem Gegenüber völlig aus dem Blick. Mein Gehirn ist wie ein sabbernder Hund vor einem Knochen so damit beschäftigt, die wichtige Aufgabe nicht zu vergessen, dass es in Sachen Gesprächsgegenstand völlig auf Durchzug stellt.

Zum Glück weiß ich das und schreibe mir Dinge, die mir einfallen, sofort auf. Etwas, was noch heute erledigt werden muss, wandert in meinen Kalender, und ich stelle mir einen Wecker. Dinge, die eingekauft werden müssen, wandern auf die digitale Einkaufsliste, und Dinge, die erledigt werden, müssen, aber nicht dringend sind, wandern in mein digitales Kanban-Board. Tatsächlich kann es Dir im Gespräch mit mir passieren, dass ich zu meinem Smartphone (oder einem Zettel) greife und schnell etwas notiere. Auf den ersten Blick ist das unhöflich, doch für mich ist es die einzige Methode, dafür zu sorgen, dass ich mich wieder vollkommen auf unser Gespräch konzentrieren kann. In dem Moment, in dem ich es aufgeschrieben habe, hört mein Hirn auf, mich zu nerven, weil es weiß, dass ich den Gegenstand dank meiner Notiz nicht vergessen werde.

Meiner Erfahrung nach ist der Punkt „Alles aufschreiben“ also ein echt guter Tipp.

Länge schätzen

Ich hab keine Ahnung, wie lange das dauert.

Als ich diesen Punkt las, dachte ich „Das ist auf dem Papier voll die gute Idee, aber in der Realität funktioniert das einfach nicht.“ Doch dann fiel mir auf, dass das nicht stimmt.

In meinem Alltag kann ich die Länge von Aufgaben schätzen, mit denen ich Erfahrungen habe. Ich weiß, dass mir die Zeit zwischen 04:30 Uhr und 07:45 Uhr reicht, um aufzustehen, einen Blogbeitrag zu schreiben und ein wenig zu lesen. Allerdings gibt es auch immer wieder Aufgaben, deren Länge ich nicht schätzen kann, weil ich sie zum ersten Mal mache. Da ich gern Dinge zum ersten Mal mache, sind das viele Aufgaben, und daher hatte ich tatsächlich bis heute das Gefühl, dass ich nicht in der Lage bin, die Länge einer Aufgabe exakt zu schätzen.

Doch die Sache ist die: Es ist nicht wichtig, dass die Schätzung jeder Aufgabe exakt ist. Wichtig ist vielmehr, eine grobe Schätzung zu haben, die mich davor bewahrt, mehr Aufgaben in einen 8-Stunden-Tag zu packen, als zu erledigen sind. Ich bin sehr gespannt, ob mir diese heute gewonnene Erkenntnis in Zukunft dabei helfen wird, meine Zeit besser zu managen.

Puffer einplanen

Ich muss los, ich hab keine Zeit für nen Puffer.

Wenn es Dir so geht wie mir hast Du bei diesem Punkt gerade gedacht „Wie soll ich bitte einen Puffer einplanen, wenn ich eh schon keine Zeit habe.“ Doch zum Glück beantwortet unser Autor diese Frage. In seinen Augen ist die klassische Empfehlung von

  • „60 % für geplante Aktivitäten
  • 20 % für Unerwartetes
  • 20 % für kreative Arbeit“ S. 42

in der heutigen Zeit reines Wunschdenken. Daher empfiehlt er einen kleinen Puffer, der vielleicht nur 10 % beträgt.

Wenn ich so darüber nachdenke, arbeite ich bei meinen Terminen schon seit vielen Jahren mit einem solchen Puffer. Obwohl ich seit Jahren im Homeoffice arbeite und meine Termine oft per Telefon oder Video-Call stattfinden, plane ich nie einen Termin direkt nach dem nächsten. Ich lasse zwischen den Terminen immer 15-60 Minuten Zeit, weil ich weiß, dass ich nach dem Gespräch in der Regel noch einen Moment für die Doku brauche, oder vielleicht doch das Bedürfnis habe, mal schnell einen Tee zu kochen, oder 2 Minuten in den Himmel zu blicken, um den Kopf wieder freizubekommen.

Entscheidungen treffen

Ich habe entschieden.

Bei diesem Punkt geht es u.a. darum, zu entscheiden,

  • wer die Aufgabe erledigen soll,
  • ob die Aufgabe eine A, B oder C Priorität hat,
  • wann die Aufgabe fällig sein soll.

Im Alltag bin ich in zwei von diesen drei Dingen ein großer Fan. Dank meines digitalen Kanban-Boards kann ich die Aufgabe direkt an das richtige Teammitglied geben und mit diesem Teammitglied abstimmen, in welcher Zeit es die Aufgabe schafft. Das fühlt sich jedes Mal richtig gut an. Doch die Sache ist die: Wenn etwas Unerwartetes passiert, fällt das System wie ein Kartenhaus in sich zusammen.  An dieser Stelle habe ich tatsächlich noch keinen Weg gefunden, mit Unerwartetem so umzugehen, dass der Zusammenbruch des Kartenhausen verhindert wird.

Für mich hat dieses System im Verkauf unglaublich gut funktioniert. Damals musste ich nur mich selbst managen. Und da ich Termine wie ein Uhrwerk einhalte, lief das wirklich gut. Jetzt stehe ich vor der Aufgabe herauszufinden, wie ich dieses System auf ein remote arbeitendes Team (Also Menschen, die im Homeoffice arbeiten und nicht in einem gemeinsamen Büro) übertragen kann.

Nachkontrolle

Was hat heute gut funktioniert?

Laut unserem Autor sollten wir am Ende jedes Tages 10-15 Minuten für die Nachkontrolle einplanen. In dieser Zeit schauen wir dann, ob wir gut geplant haben und planen die Aufgaben neu, die wir heute nicht erledigen konnten.

An dieser Stelle versage ich vollkommen. Ich schaffe es, dies 3 Tage durchzuhalten und dann vergesse ich es wieder, mir ein Zeitfenster dafür einzuplanen. Im Alltag schaut mein Feierabend wie folgt aus:

  • ein Teammitglied braucht schnell noch mal Hilfe,
  • ich bin so mit einer Aufgabe beschäftigt, dass ich gar nicht mitbekomme, dass der Feierabend begonnen hat,
  • ich bin so fix und alle, dass meine Energie nur noch reicht, ein wenig Ordnung zu schaffen.

Fazit

Ich habe nicht das Gefühl, dass die ALPEN-Methode alles auf den Kopf stellt, was ich je über Zeitmanagement gelernt habe. In meinen Augen kombiniert sie Elemente des Zeitmanagements sehr schön und ist möglicherweise ein freundlicher Einstieg in das Thema. Ich für meinen Teil freue mich, dass ich heute mit dem Thema „Länge schätzen“ Frieden schließen konnte und freue mich an dieser Stelle auf Deine Erfahrungen und Tipps zum Thema Zeitmanagement.