Als ich den Begriff das erste Mal hörte, dachte ich: „Na, ist doch ganz klar, Lean Coffee heißt übersetzt schlanker Kaffee, als ist das ein Kaffee ohne Milch und Zucker.“ Zum Glück weiß ich inzwischen dank

Falk Golinsky: Moderne Vereinsorganisation. Vereinsmanagement leicht gemacht

dass Lean Coffee nur wenig mit dem schwarzen Getränk gemeinsam hat, sondern eine großartige Methode ist, um knackige, kurze und zielfokussierte Meetings zu organisieren.

Das Problem der klassischen Meetings

Aus meiner Zeit im Vertrieb kann ich mich noch gut an unsere regelmäßigen Vertriebsmeetings erinnern. Bei den ersten drei Meetings war ich gespannt und brannte auf die Teilnahme. Ich dachte, die Meetings seien dazu da, wirklich etwas in unserem Vertriebsteam zu bewegen. Also brachte ich mich ein, wo ich nur konnte, bis ich bemerkte, dass ich damit so ziemlich allen im Team auf den Keks ging. Der Team Lead schaute nervös auf die Uhr, weil nach dem Meeting der nächste Termin auf ihn wartete, und die alten Hasen im Team hatten wahrscheinlich einfach nur Mitleid mit mir und beschäftigten sich während ich sprach mit ihren Stiften oder Smartphones.

Aus diesem Verhalten lernte ich schnell, dass diese Meetings nicht dafür da waren, im Sales Team wirklich etwas zu bewegen, sondern lediglich das Ziel hatten, die aktuellen Zahlen zu sichten und kurz zu versichern, dass wir uns auch weiterhin anstrengen würden, diese weiter nach vorn zu bringen. Mit diesem Inhalt mutierte das regelmäßige Meeting, auf das ich mich gefreut hatte, schnell zu einem Meeting, das mir lediglich wertvolle Vertriebszeit stahl.

Obwohl ich so enttäuscht von unseren Meetings war, fragte ich mich nie nach einer sinnvollen Alternative oder Ergänzung zu diesem Format. Ich akzeptierte einfach, dass ich Sales war und dass ich meine Zeit am besten mit Vertriebsaktivitäten und nicht mit Organisationsthemen zu verbringen hatte. Zum Glück ist es nie zu spät, über eine Alternative nachzudenken.

Was wäre wenn…

Stellen wir uns nun einmal die Alternative zu einem klassischen Meeting vor. In einem solchen Meeting

• wären nur Teilnehmer, die wirklich an dem Meeting teilnehmen wollen,
• würden alle interessiert und gespannt zuhören,
• wären nur spannende Themen auf der Agenda,
• gäbe es kurze knackige und zielführende Diskussionen,
• gäbe es ein klares Ziel oder eine klare Fragestellung, die alle Teilnehmer brennend interessieren.

Wenn Du jetzt gerade zu träumen beginnst und Dir genau solche Meetings wünschst, habe ich eine großartige Nachricht für Dich: Lean Coffees sind genau diese Art von Meetings. Bleibt nun noch die Frage, wie wir ein Lean Coffee auf die Beine stellen.

Wie stellen wir ein Lean Coffee auf die Beine?

Um ein Lean Coffee auf die Beine zu stellen, brauchen wir

• eine spannende Fragestellung,
• einen Bereich an der Wand mit den Spalten:
•  
  • Themen
  • In Diskussion
  • Fertig
• max. 14 Menschen, die sich für diese interessieren,
• 60 – 120 Minuten,
• Klebezettel,
• Stifte,
• Timer,
• einen Moderator oder eine Moderatorin.

Zu Beginn des Meetings schreiben alle Teilnehmer ihre Diskussionspunkte auf Klebezettel, pro Zettel ein Thema. Diese Zettel werden an der Wand in die Spalte „Themen“ geklebt. Sobald die Teilnehmer sich einen Überblick über die Themen verschafft haben, stimmen sie über die Themen ab. Die Themen, die am meisten Interesse finden, werden in der zur Verfügung stehenden Zeit besprochen. Dabei bekommt jedes Thema 7 bis 10 Minuten Diskussionszeit, die penibel mit Hilfe des Timers eingehalten wird. In der Regel wandert das Thema nun in die Spalte „fertig“. In seltenen Fällen bekommt das Thema noch ein weiteres Zeitfenster, das der Hälfte der ursprünglichen Zeit entspricht.

Dank des klaren Fokus, der Priorisierung und des Zeitdrucks bleibt das Meeting die ganze Zeit dynamisch und hat so eine sehr gute Chance, großartige Ergebnisse zu erzielen. Die Themen, für die an diesem Tag keine Zeit war, können auf ein weiteres Meeting verschoben werden.

Fazit

Bei meiner kurzen Internetrecherche habe ich festgestellt, dass es viele Versionen von Lean Coffee gibt und habe mich entschieden, mich an die Beschreibung unseres Autors zu halten, weil diese mir wirklich gut gefallen hat. Ich für meinen Teil brenne darauf, an einem Lean Coffee teilzunehmen und bin sehr gespannt, wie es Dir an dieser Stelle geht. Solltest Du bereits ein Lean Coffee live erlebt haben, freue ich mich auf Deinen Erfahrungsbericht.