Wie kannst Du dafür sorgen, dass Aufgaben in Projekten fristgerecht erledigt werden?

Kennst Du Bereiche, in denen die Theorie so gar nichts mit der Praxis zu tun zu haben scheint? Mir geht es im Projektmanagement immer mal wieder so. In meiner Weiterbildung zum Digital Transformation Manager 2019 klang das mit dem Projektmanagement einfach und logisch. Das, was ich seitdem im realen Alltag erlebe und von anderen Projektmanagern aus meiner sozialen Bubble höre, hat mit der Praxis oft wenig zu tun. In der Realität erlebe ich zum Beispiel:

1. Inhaber, die gefühlt alle 2 Tage neue Ideen haben und die Dinge, die gerade gemacht werden, über den Haufen werfen.
2. Mitarbeiter, die so erschöpft sind (oder Angst vor dem Verlust ihres Arbeitsplatzes haben), dass sie einfach machen, was gesagt wird, obwohl sie als Fachkraft wissen, dass das, was sie tun sollen, wenig Aussicht auf Erfolg hat.
3. Aufgaben, die gemeinsam in Meetings terminiert werden und dennoch einfach nicht fertig werden wollen.

Doch zum Glück gibt es Bücher wie

Stefano Mastrogiacomo, Alexander Osterwalder: High-Impact Tools für Teams. Teammitglieder koordinieren, Vertrauen aufbauen und rasch Ergebnisse erzielen mit 5 praktischen Tools,

die wertvolle Praxis-Tipps bzw. -Tools enthalten, mit denen sich einige dieser Herausforderungen lösen lassen. Das, was unsere Autoren unter der Überschrift „gemeinsames Engagement“ schreiben, enthält in meinen Augen wichtige Antworten auf die Frage, warum Aufgaben einfach nicht fertig werden. Viele dieser Hinweise hatte ich bis dato zu wenig auf dem Schirm.

Warum werden Aufgaben in Projekten nicht fertig

Es gibt unglaublich viele Gründe, warum sich die Fertigstellung einer Aufgabe in einem Projekt verzögert. Viele dieser Gründe werden in der klassischen Projektmanagement-Theorie benannt. Die Zeit reicht nicht, um auf all diese Gründe hier einzugehen. Ein wichtiger Grund, den ich bis jetzt zu wenig auf dem Schirm hatte, ist das fehlende gemeinsame Engagement für ein Ziel.

In der Praxis ist es einfach so, dass viele Mitarbeiter an zahlreichen Projekten und in verschiedenen Teams gleichzeitig arbeiten. All diese Projekte wollen erledigt werden, doch der Mitarbeiter hat für die Erledigung nur eine begrenzte Zeit. Hinzu kommt, dass Mitarbeitermangel (durch Kündigung oder Krankheit), Urlaubsvertretungen, ungeplante dringende Aufgaben und Co. den Zeitmangel oftmals verschärfen. Egal wie engagiert ein Mitarbeiter ist, am Ende ist er auch nur ein Mensch, der ohne Erholungsphasen unter einer solch hohen Belastung irgendwann zusammenbricht und somit selbst zur weiteren Verschärfung der Situation beiträgt.

Dass Aufgaben nicht fertig werden, ist meiner Erfahrung nach also nur sehr selten dem bösen Willen sondern in erster Linie der Tatsache geschuldet, dass die liegengebliebene Aufgabe eine geringere Priorität als alle anderen Aufgaben hatte, die der Mitarbeiter zu dieser Zeit auch noch auf dem Tisch hatte.

Uneindeutige Verpflichtungen – Das Sahnehäubchen des Chaos

Neben den eigentlichen – zum Beispiel in gemeinsamen Meetings festgelegten – Aufgaben, gibt es laut unserer Autoren im vielen Teams auch uneindeutige Verpflichtungen. Diese Verpflichtungen existieren unausgesprochen. Es kommt auch vor, dass Teammitglieder einfach davon ausgehen, dass eine Aufgabe von einem anderen Teammitglied erledigt wird. Im Alltag führen solche uneindeutigen Verpflichtungen zu mangelnder Verlässlichkeit, Unklarheit und Konfliktpotenzial. Während das Team davon ausgeht, dass ein anderer die Aufgabe erledigen wird, hat dieser die Aufgabe im schlimmsten Fall nicht einmal auf dem Schirm und kümmert sich um die gemeinsam besprochenen Aufgaben. Sobald das Team dann feststellt, dass die Aufgabe nicht erledigt wurde, begegnen sich beide Seiten mit Unverständnis.

Die Lösung – Vereinbarung eines gemeinsamen Engagements

Laut unserer Autoren lässt sich das Problem des mangelnden gemeinsamen Engagements wie folgt lösen: Die Mitglieder eines Teams vereinbaren gemeinsame Engagements, indem sie sich dazu verpflichten, gemeinsame Ziele zu akzeptieren und auszuführen.

Die Verpflichtung zu einem Ziel wird in einem gemeinsamen Meeting mit folgenden Fragen eingeleitet:

• Wer macht was?
• Wer verpflichtet sich wozu?
• Wie arbeiten wir zusammen?
• Welche Funktion hat jeder?

Anschließend verpflichten sich die Teammitglieder durch eines der beiden folgenden Rituale:

1. Derjenige, der für ein Ziel verantwortlich ist, schreibt seinen Namen daneben.
2. Derjenige, der für ein Ziel verantwortlich ist, sagt „Okay“, „ich bin einverstanden“ „Passt mir gut“ oder „ich mache das“, wenn sein Name neben einem Ziel eingetragen wird.

Mitarbeiter – Macht Eure Arbeit sichtbar und redet darüber

Stell Dir vor, Du sitzt in einem solchen „gemeinsamen Engagement“ Meeting und das Team wünscht sich, dass Du Dich auf ein bestimmtes Ziel verpflichtest. Du weißt, dass Du im Team derjenige bist, der perfekt für das Erreichen des Ziels geeignet ist. Du weißt aber auch, dass Du keine Zeit für diese Aufgabe hast, weil Du zu viele andere Aufgaben erledigen musst. Was tust Du?

Meiner Erfahrung nach passiert nun viel zu oft Folgendes: Du übernimmst die Aufgabe dennoch, weil Du den anderen Teammitgliedern nicht glaubhaft vermitteln kannst, dass Du keine Zeit für diese Aufgabe hast. Damit das nicht passiert empfehle ich Dir, eine Deiner Aufgaben sichtbar zu machen.

Ich nutze in meinem Arbeitsalltag das digitale Kanban-Board MeisterTask, um meine Aufgaben sichtbar zu machen. Tatsächlich habe ich gefühlte 50 Kanban-Boards, auf denen meine Aufgaben inkl. ihrer Fälligkeiten hinterlegt sind. In einem Meeting würde mir das nichts nutzen. Doch zum Glück gibt es in MeisterTask auch eine Berichte-Funktion, auf der aktuell 250 Aufgaben überfällig sind. (Ja, ich weiß, dass ist kein sehr erfolgreiches Projektmanagement, und deshalb arbeite ich daran, besser zu werden.) Säße ich heute also in einem solchen Meeting, könnte ich diese Liste zücken und fragen, ob ich zugunsten der neuen Aufgabe all die anderen Sachen wirklich lassen soll. Entweder kommt hier jetzt ein ja, oder die neue Aufgabe fällt jemand anderem zu.

P.S.: Hättest Du mir vor 3 Jahren erzählt, dass ich mit 250 überfälligen Aufgaben ruhig gut schlafen kann, hätte ich Dich für wahnsinnig erklärt. Heute kann ich Dir sagen, dass das mit den 250 überfälligen Aufgaben krasser klingt als es ist. Ich könnte in diesem Bericht auch jederzeit meine erledigten Aufgaben anzeigen und damit belegen, dass ich einiges im Alltag gewuppt kriege.

Chefs – Sorgt für zeitliche Puffer

Ich kenne aktuell keinen Mitarbeiter, der im Alltag Däumchen dreht. Dennoch begegnen mir immer wieder Chefs, die besorgt sind, dass ein Mitarbeiter nicht voll ausgelastet ist und somit Kosten verursacht, obwohl er nicht produktiv ist. Solche Chefs werfen Mitarbeitern ständig neue Aufgaben zu, um eine zu geringe Auslastung zu vermeiden und sorgen damit im ungünstigsten Fall genau für das Problem, das sie eigentlich vermeiden wollen.

Ein Mitarbeiter, der erkennt, dass er gegen Windmühlen kämpft und egal was er tut, nie mit seinen Aufgaben fertig wird, beschließt möglicherweise das Tempo zu drosseln, um sich selbst zu schützen. Ob er schnell oder langsam arbeitet ist egal, denn am Ende warten auf ihn so oder so Vorwürfe, warum irgendetwas nicht erledigt wurde. Also gibt es für ihn keinen Grund zu hetzen.

Anders schaut es aus, wenn Du Deinen Mitarbeitern zeitliche Puffer gönnst, indem Du sie nicht 160 Stunden im Monat sondern nur 100 Stunden für die Projektarbeit einplanst. Ja, das bedeutet, dass Deine Kunden höhere Stunden-Preise zahlen müssen, was sie bestimmt nicht tun wollen, oder? Nun, im Idealfall bekommen sie in den 100 Stunden mehr Leistung als in den 160 Stunden, weil Deine Mitarbeiter erholt sind, weniger Fehler machen und Vollgas geben. Am Ende zählt auch für Deinen Kunden nicht, wie viele Stunden Dein Team abrechnet. Am Ende zählt, ob die Kosten, die Ihr verursacht, geringer sind als der Wert, den ihr in dieser Zeit für Euren Kunden erzeugt.

Wenn Du Deinen Mitarbeitern diesen Puffer gönnst, schenkst Du Ihnen das Erfolgserlebnis, das Ihnen ab und an ein leerer Schreibtisch bereitet. Wenn Du ihnen nun auch noch die Möglichkeit gibst, YouTube auf der Arbeit zu schauen, dann können sie sich – so wie ich – ab und zu ein kleines Schulungsvideo zu Gemüte führen – was sie im Alltag noch produktiver macht. Oder aber Sie verbringen ab und an 5 Minuten auf dem Social-Media-Kanal Deines Unternehmens und sorgen dafür, dass Dein Netzwerk an potenziellen Mitarbeitern und Neukunden wächst. Oder aber sie unterhalten sich mal eben 30 Minuten mit einem Kollegen, stärken damit die sozialen Bande im Team und sorgen so für eine noch bessere Zusammenarbeit.

Fazit

Auf dem Papier hat mich das, was die Autoren schreiben, an vielen Stellen überzeugt. Allerdings glaube ich, dass sichtbar gemachte Aufgaben und zeitliche Puffer eine wichtige Voraussetzung sind, damit das Konzept des gemeinsamen Engagements funktioniert. Ich freue mich sehr darauf, bald einmal herauszufinden, ob das hier Beschriebene auch in der Praxis funktioniert.

An dieser Stelle bin ich wie immer neugierig: Wie verhältst Du Dich in Zeiten, in denen Du als Mitarbeiter keine Chance hast Deine Aufgaben zu bewältigen? Welche überraschenden Herausforderungen sind Dir im Alltag schon begegnet, die in der grauen Theorie nicht erwähnt wurden? Welche Lösungen hast Du für sie gefunden?