Digitale Kommunikation im Team

Manchmal wundere ich mich über mich selbst. Dank der vielen Bücher weiß ich, wie wichtig die Kommunikation innerhalb eines Teams ist. Daher achte ich wo ich nur kann darauf, dass meine Kommunikation möglichst freundlich und wertschätzend ist. So lasse ich zum Beispiel eine Nachricht, die bei mir negative Emotionen auslöst, 24 Stunden liegen, bevor ich sie beantworte. Da ich mich kenne, weiß ich, dass ich spontan sehr wahrscheinlich eine Antwort schreiben würde, die meine aktuelle emotionale Stimmung widerspiegeln würde und den Team-Spirit belasten könnte.

Doch erstaunlicherweise habe ich noch nie darüber nach gedacht, dass nicht nur die Freundlichkeit in der Kommunikation, sondern auch die genutzten Kommunikationswege und die Reaktionszeiten bei der Beantwortung einen massiven Einfluss auf den Team-Spirit haben. Das ist mir erst aufgefallen, als ich mich wunderte, warum ich – nachdem ich als neues Team-Mitglied ein anderes Team-Mitglied mehrmals angerufen hatte – keinen Rückruf erhielt. Plötzlich wurde mir bewusst, dass ich für mich die Regel habe, jeden Anrufer zurückzurufen und automatisch davon ausgegangen war, dass mein neues Team das ganz genauso handhaben würde – weil man das ja so macht. Nun, was soll ich sagen: Ich hatte mich geirrt. Zum Glück bin ich in

Helmut Gräfen: Microsoft Teams – Praxis-Handbuch

über eine kleine Checkliste zum Thema „Kommunikationsregeln“ gestolpert, die in Zukunft hoffentlich verhindern wird, dass ich erneut in dieses Fettnäpfchen tappe.

Teamregeln für die digitale Kommunikation

Die Liste unseres Autors bezieht sich auf Microsoft Teams. Ich finde jedoch, dass sie eine gute Grundlage für alle möglichen Tools bietet, wenn wir sie minimal auf unsere aktuelle Toolkonstellation anpassen. Beim Lesen der Liste ist mir bewusst geworden, wie genial die einzelnen Punkte sind. Deshalb beschränke ich mich im Folgenden nicht darauf, die Liste abzutippen, sondern ich werde jeden Punkt erläutern und die Liste ein wenig erweitern.

1. Legt Kommunikationskanäle fest

In den letzten Jahren haben wir unglaublich viele Tools geschenkt bekommen, die uns die Kommunikation im Team ermöglichen. Da gibt es die Messenger (z.B. Threema, WhatsApp), die Sozialen Medien (z.B. Twitter, LinkedIn), Enterprise Social Networks (z.B. MS Teams) und viele weitere Kanäle wie Slack, Trello und Co. Bei so vielen Kanälen gehen schnell wichtige Informationen verloren, weil nur wenige Menschen in der Lage sind, solch einen Blumenstrauß an Kommunikationskanälen zu verwalten.

Der erste Schritt, um eine großartige digitale Kommunikation im Team zu gewährleisten ist also, klar zu definieren, welche Kanäle im Unternehmen für die Kommunikation genutzt werden und welche nicht. Bei der Anzahl der Kommunikationskanäle gilt: Soviel wie nötig – so wenig wie möglich.

Kommunikationskanäle zu definieren hilft nicht nur den Team-Mitgliedern bei der Verwaltung ihrer Nachrichten, sondern ist auch für euer Unternehmen wichtig. Schließlich wollt ihr interne Daten schützen und vermeiden, dass ein sorgloser Digital Native sensible Daten auf Kanälen teilt, die nicht den Datenschutzansprüchen eures Unternehmens genügen.

2. Legt Reaktionszeiten fest

Als ich mein Team-Mitglied anrief, ging ich davon aus, dass es mich bei nächster Gelegenheit zurückrufen würde, weil ich das für normal hielt. Mein Team-Mitglied hatte diesbezüglich allerdings andere Regeln. Es macht daher Sinn, für jeden Kanal Reaktionszeiten zu definieren. Dank dieser Regeln fällt schnell auf, wenn eine Nachricht den Empfänger einmal nicht erreicht hat oder der Empfänger einen Kanal aus Versehen Stumm geschaltet hat. Es macht daher Sinn, auch gleich zu definieren, welcher Kanal gewählt wird, wenn auf dem ersten Kanal keine Reaktion erfolgt ist. Wenn Ihr ein wenig so tickt wie ich, erspart Euch dieses Vorgehen eine Menge Frust.

3. Legt Ressourcennamen fest

Ich weiß, dass klingt jetzt unglaublich spießig. Aber die Sache läuft doch folgendermaßen: Gut benannte Ressourcen wie Dateien und Co. helfen langfristig, Chaos zu vermeiden. Lass uns dafür einmal ein Beispiel aus der Praxis heranziehen. Gestern begegnete mir eine Datei, deren Dateinamen in etwa so aussah:

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Als ich die Datei öffnete, wusste ich sofort, wohin das Bild gehörte. Wenn ich diese Datei jedoch in 3 Jahren erneut öffne, werde ich unter Garantie nicht mehr wissen, wohin das Bild gehört. Um auch in Zukunft mit dieser Datei etwas anfangen zu können macht es also Sinn, sie anders zu benennen. Wie genau ihr das macht, solltet ihr im Team klären.

Sehr kreative Team-Mitglieder werden für lockere, sehr strukturierte Mitglieder für klare Regeln plädieren. Eine vernünftige Lösung für beide zu finden ist eine Kunst. Doch am Ende ist alles besser als der Zahlen-Name aus unserem Beispiel.

Der kleinste gemeinsame Nenner wäre „sprechende“ Datei-Namen zu nutzen und eine Zahl zu ergänzen, die es Euch ermöglicht, mehrere ähnliche Dateien zu speichern, also zum Beispiel:

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Das Gute ist, dass Menschen irgendwann Routinen entwickeln und sich alle nach wenigen Monaten an diese Änderung gewöhnt haben. So könnt ihr eure Ressourcennamenbenennung Schritt für Schritt perfektionieren, ohne dabei die Team-Mitglieder hoffnungslos zu frustrieren. Denn es ist nicht ausgeschlossen, dass kreative Menschen durch zu starre Regeln zur Kündigung motiviert werden.

4. Legt fest, dass teamrelevante Informationen im Chat nicht per E-Mail ausgetauscht werden

Diese Regel sorgt in Kombination mit Regel 6 für einen besseren Informationsfluss innerhalb des Teams, weil wir so sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht in E-Mail-Postfächern versauern.

5. Leitet externe E-Mails mit teamrelevanten Informationen an den MS Teams Kanal weiter

Ich weiß nicht, ob es diese Funktion auch in anderen Tools gibt, aber in meinen Augen ist sie Gold wert. MS Teams hat sich allerdings Mühe gegeben, die Funktion zu verstecken und nennt sie „E-Mail-Adresse abrufen“.

6. Legt fest, welche Informationen im Team Chat gepostet werden

So schön ein Team Chat für den Austausch von Informationen ist, so gruselig ist er, wenn er vermüllt. Dies passiert, wenn er für jegliche Art der Kommunikation genutzt wird. Im Team Chat sollte nur gepostet werden, was für das Team wichtig ist. Ein morgendliches „Hallo“ an alle Teammitglieder ist großartig, doch im Sinne der Übersichtlichkeit im Team Chat vielleicht nicht perfekt aufgehoben

7. Legt fest, welche Informationen im 1 zu 1 Chat gepostet werden

Ein freundliches „Hallo“ ins Team ist eine Informelle Information und im 1-zu-1-Chat perfekt aufgehoben. Sprecht darüber, welche Informationen aus Eurer Sicht noch in dieses Format gehören und welche nicht.

8. Legt fest, ob ihr Gifs, Mems oder Aufkleber nutzt

Ich liebe diese Features, allerdings verstehe ich, dass sie der Übersichtlichkeit im Kanal nicht unbedingt hilfreich sind. Ich habe allerdings auch gehört, dass es aus diesem Grund Teams gibt, die genau für diesen Zweck einen Spaß-Kanal angelegt haben.

9. Legt fest wann gechattet und wann gemailt wird

Amen.

10. Arbeitet mit Links zu Dateien, nicht mit Dateianhängen

Nie hätte ich gedacht, dass dieser kleine Tipp unendlich mächtig ist. Doch er sorgt in der Praxis dafür, dass es nur eine Dateiversion gibt und die Informationen im Team deutlich besser fließen.

Fazit

Mir hat diese Liste sehr geholfen und ich hoffe, dass es Dir genauso gehen wird. Dies ist eine „lebendige“ Liste. Wenn Du noch wertvolle Tipps hast, ergänze ich diese gern. Und nun viel Spaß beim Arbeiten. Geheimtipp: Schnapp Dir die nummerierten Überschriften und baue Dir daraus eine Checkliste.