Bist Du noch effizient oder grüßt Du schon?

Weil ich ein schlechtes Personengedächtnis habe und eine Berliner Pflanze bin, gehörte ich lange Zeit zu den Menschen, denen Formeln wie „Hallo“ oder „Guten Morgen“ ziemlich egal waren. Auch in meinem letzten Leben als Vertriebler lag mein Fokus nicht darauf, meine Kollegen freundlich zu begrüßen, sondern darauf, möglichst viel Zeit für meine Kunden zu haben. In meinen Augen war das morgendliche Begrüßen aller Kollegen eine pure Zeitverschwendung. Ganz offensichtlich war ich damit keine Ausnahme. In ihrem Buch

Jürgen Kurz, Patrick Kurz, Marcel Miller: Erfolgreich digital zusammen arbeiten. Effiziente Teamarbeit Mit Microsoft 365

empfehlen die Autoren Außendienstlern – zu deren Aufgabengebiet nicht selten der Vertrieb gehört – den Chat in Microsoft Teams, weil dieser eine schnelle Kommunikation ermöglicht.

Sie schreiben:

„Auch für die Kommunikation mit den Kollegen hat sich der Einsatz von Microsoft Teams bewährt, da die Nachrichten in den Chats und Kanälen schneller geschrieben sind, als das noch bei E-Mails der Fall war. Unter Verzicht von aufwendigen Begrüßungs- und Grußformen kommt eine Chat-Nachricht in Microsoft Teams direkt auf den Punkt.“

S. 215.

In meiner Rolle als Projektmanager in einem Team, das weniger als 10 Teammitglieder hat, arbeite ich die meiste Zeit im Homeoffice. Und da stößt diese Aussage bei mir auf Widerstand. Denn diese Art der schnellen Kommunikation kann meiner Erfahrung nach langfristige Risiken und Nebenwirkungen haben, die ich in diesem Blogbeitrag mit Dir teilen möchte.

Es ist doch effizient auf Grußformeln zu verzichten, oder?

Kurzfristig haben unsere Autoren absolut recht. Eine Chat-Nachricht ohne Hallo und viele Grüße ist viel schneller getippt als eine, die nicht auf die Begrüßung und Verabschiedung verzichtet. Auch ich bin kein Fan davon, jede Chatnachricht mit einem Hallo und mit viele Grüße zu beenden. Wogegen ich etwas habe, ist der Gedanke, in einem Chat gänzlich auf diese Art der Formulierungen zu verzichten.

Gerade Menschen im Außendienst oder im Homeoffice haben relativ wenig analogen Kontakt mit den Kollegen vor Ort. Wenn die Kommunikation mit den Kollegen vor Ort hauptsächlich über einen Chat stattfindet, hat diese massiven Einfluss darauf, wie der Außendienstler von den Kollegen wahrgenommen wird.

Dass ein Hallo und eine persönliche Kommunikation wichtig sind, weiß jeder Außendienstler. Er würde nie auf die Idee kommen, bei einem Kunden aufzuschlagen, ihm ohne Begrüßung und ohne kurzen persönlichen Austausch den neusten Produktkatalog auf den Tisch zu legen und dann wieder zu gehen. Ein Kunde, der so behandelt wird, ist wahrscheinlich nicht mehr lange Kunde, weil er sich unfreundlich behandelt fühlt.

Außendienstler, die ihren Teammitgliedern vor Ort immer nur Nachrichten in Form von

• Lege den Kunden an!
• Ist der Auftrag fertig?
• Wo ist das Dokument?
• Ich brauche es dringend, der Kunde wartet!

zukommen lassen, sorgen damit nicht selten dafür, dass ihre Teammitglieder sich unfreundlich behandelt fühlen. Das Problem an dieser Stelle ist, dass der Kollege vor Ort nicht kündigt, weil der Außendienstler unfreundlich ist. Er ist „gezwungen“, mit diesem unhöflichen Kollegen zusammen zu arbeiten.

Das sorgt nicht selten dafür, dass er irgendwann Dampf ablassen muss. So kann es sein, dass er sich beim Kaffee holen in der Unternehmensküche bei einem Kollegen über den unhöflichen Außendienstler beschwert. Trifft er hier auf jemanden, der ähnliche Außendienstler kennt, ist der erste Grundstein für eine „WIR“ (Innendienstler) gegen „DIE“ (Außendienstler) Unternehmenskultur gelegt. In einer solchen Kultur ziehen Mitarbeiter nicht mehr an einem Strang, sondern wenden Zeit für Aufgaben auf, die dafür sorgen, dass das eigene Team intern besser dasteht als das andere Team. Diese Zeit ist für das Unternehmen in meiner Wahrnehmung verlorene Zeit.

Warum es effizient ist, Teammitglieder einmal am Tag zu grüßen

Nicht nur auf lange Sicht ist das Grüßen im Chat effizienter, weil es zu einem positiven Arbeitsklima im Team beiträgt. Auch im Alltag hat der morgendliche Gruß meiner Erfahrung nach Vorteile, die die Arbeit effizienter machen.

Da ich im Homeoffice bin begrüße ich mein Team vor Ort jeden Morgen im Chat. Sobald das Teammitglied antwortet, weiß ich, dass und ab wann es im Büro ist. Antwortet es nicht, weiß ich, dass ich an diesem Tag davon ausgehen kann, dass das Teammitglied nicht da ist. Mein morgentliches „Hallo Teammitglied“ verhindert, dass ich an diesem Tag Aufgaben an das Teammitglied gebe, die heute noch erledigt werden müssen.

Das eigene Hallo hat eine Vorbildfunktion und hilft dabei, eine Unternehmenskultur zu erschaffen, die dafür sorgt, dass remote Teammitglieder und Außendienstler als Teil des Teams und nicht als die anderen wahrgenommen werden. Da sich alle im Team morgens grüßen, lernen auch neue Teammitglieder, dass dies normal ist und grüßen zurück.

Eine Kommunikation, die Begrüßungsformeln nutzt und ab und an ein freundliches Wort für den Kollegen hat, sorgt für eine positive Wahrnehmung. Wenn zwei Außendienstler gleichzeitig einen Wunsch per Chat an einen Kollegen senden, hat der freundlichere Außendienstmitarbeiter gute Karten, dass seine Chatnachricht Priorität hat, weil der Kollege vor Ort lieber einem freundlichen als einem unfreundlichen Kollegen weiterhilft.

Fazit

Auch wenn ich Begrüßungen in Chats wichtig finde, finde ich es unsinnig, wenn wirklich jeder jeden jeden Morgen grüßt. Bei einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern würde das dazu führen, dass der Arbeitstag zu Ende ist, bevor man mit dem Grüßen fertig ist. Daher lautet meine Empfehlung: Grüße die Menschen, mit denen Du regelmäßig zusammenarbeitest jeden Tag und grüße die Menschen, mit denen Du nur selten zu tun hast in der ersten Nachricht, die Du ihnen am Tag schickst.

Schnelle Kommunikation im Unternehmen ist wichtig. Langfristig bleibt die Kommunikation aber nur schnell, wenn wir uns die Zeit nehmen, die Beziehungen zu unseren Kollegen zu pflegen. Ein Hallo im Chat ist hierfür ein wichtiger Baustein, den Du als Homeoffice-Mitarbeiter oder Außendienstler selbst legen kannst.

Dies ist nicht der erste Beitrag zum Thema „Richtig Chatten im Team“. Wenn Du noch mehr Tipps zum Thema haben möchtest empfehle ich Dir als weiterführende Literatur den Beitrag Digitale Kommunikation in Teams zu lesen, der 10 wertvolle Tipps zu diesem Thema enthält.